Jak wystawić notę korygującą? Poradnik krok po kroku

Notę korygującą wystawia nabywca, gdy faktura zawiera błąd formalny, na przykład literówkę w nazwie firmy, nieprawidłowy adres lub błędny NIP. Dokument nie służy do zmiany ceny, ilości towaru ani podatku VAT i wymaga akceptacji sprzedawcy.

Co można poprawić notą korygującą?

Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT nota korygująca jest dokumentem wystawianym przez nabywcę w celu poprawienia określonych informacji na otrzymanej fakturze. Korekta nie może zmieniać wartości transakcji ani wysokości zobowiązania podatkowego.

Najważniejsze rozróżnienie przedstawia poniższa tabela:

Fakturę korygującą wystawia sprzedawca. Jest ona właściwym dokumentem, gdy błąd wpływa na rozliczenie finansowe albo gdy trzeba zmienić istotne dane transakcji.

Uwaga: nota korygująca nie powinna służyć do całkowitej zmiany nabywcy. Jeżeli faktura została wystawiona na zupełnie inny podmiot, bezpiecznym rozwiązaniem jest wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. W praktyce stanowiska dotyczące oczywistej pomyłki w danych nabywcy nie zawsze były jednolite, dlatego przy takim błędzie warto skonsultować dokument z księgowym lub doradcą podatkowym.

Jak wystawić notę korygującą krok po kroku?

Procedura jest prosta, ale przed sporządzeniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy błąd rzeczywiście ma charakter formalny:

1. Zweryfikuj rodzaj błędu – sprawdź, czy pomyłka dotyczy danych opisowych, a nie ceny, ilości, stawki VAT lub innej wartości rozliczeniowej.
2. Sporządź notę – wpisz dane stron, numer faktury pierwotnej oraz dokładnie wskaż treść błędną i prawidłową.
3. Przekaż dokument sprzedawcy – wyślij notę w sposób pozwalający zachować dowód jej doręczenia, na przykład pocztą elektroniczną albo razem z kopią faktury.
4. Uzyskaj akceptację – sprzedawca powinien zaakceptować treść noty. Może zrobić to przez podpis na kopii dokumentu, wiadomość e-mail lub inną formę potwierdzenia pozwalającą wykazać zgodę.

Przepisy nie narzucają jednego sposobu akceptacji. Dla celów dowodowych najlepiej zachować wiadomość e-mail, podpisaną kopię albo inne potwierdzenie uzgodnienia korekty.

Jakie elementy musi zawierać nota?

Dokument powinien jednoznacznie identyfikować zarówno notę, jak i fakturę, której dotyczy. Należy umieścić na nim:

• oznaczenie „NOTA KORYGUJĄCA”;
• kolejny numer oraz datę wystawienia;
• dane sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami oraz numerami identyfikacyjnymi;
• dane faktury pierwotnej, w szczególności jej numer i datę wystawienia;
• wskazanie informacji zawartej błędnie oraz jej prawidłowego brzmienia.

Opis korekty powinien być konkretny. Zamiast ogólnego sformułowania „poprawiono dane”, lepiej wskazać na przykład: „było: ul. Lipowa 5, powinno być: ul. Lipowa 15”. Nabywca może wystawić notę, ale nie powinien samodzielnie zmieniać na niej danych dotyczących kwot lub podatku.

Nota korygująca a KSeF i JPK V7

W przypadku faktur obsługiwanych przez KSeF możliwości stosowania not korygujących są ograniczone. Korekta danych może wymagać wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę, dlatego przed zastosowaniem noty trzeba sprawdzić aktualne zasady obowiązujące dla danego obiegu dokumentów.

Sam błąd formalny nie zawsze oznacza konieczność korekty JPK V7. Znaczenie ma rodzaj zmienionej informacji. Przykładowo błędny NIP może wymagać korekty ewidencji, zwłaszcza gdy dokument został już ujęty w przesłanym pliku. Sama zmiana adresu, bez innych zmian wpływających na dane ewidencyjne, co do zasady nie powoduje takiego obowiązku.

Najważniejsza zasada jest prosta: nota korygująca służy do poprawy danych formalnych, a faktura korygująca do zmian wpływających na rozliczenie lub wymagających ingerencji sprzedawcy. Przed wysłaniem dokumentu trzeba też uzyskać akceptację wystawcy faktury i zachować jej potwierdzenie.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku zmiany nabywcy, korekty JPK V7 lub wątpliwości dotyczących faktur w KSeF skonsultuj dokument z księgowym albo doradcą podatkowym.