Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Data publikacji: 2026-09-30

Od 1 stycznia 2026 r. PKPiR prowadzi się według nowego wzoru obejmującego 19 kolumn. Zmiana dotyczy wszystkich podatników korzystających z księgi, natomiast obowiązek prowadzenia jej wyłącznie przy użyciu programu komputerowego wchodzi etapami: w 2026 r. obejmuje podatników przesyłających JPK_V7M, a od 2027 r. pozostałych przedsiębiorców. Najważniejsze nowe pola to kolumna 3 na numer faktury z KSeF oraz kolumna 5 na identyfikator podatkowy kontrahenta.

Co zmienia się w PKPiR od 2026 roku?

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowy wzór zastąpił wcześniejsze rozwiązania i rozszerzył księgę do 19 kolumn.

Zmiana układu dotyczy także osób, które mogą jeszcze prowadzić księgę poza programem komputerowym. Papierowa PKPiR lub arkusz kalkulacyjny również muszą odpowiadać nowemu wzorowi. Przedsiębiorca powinien więc sprawdzić, czy używane oprogramowanie uwzględnia numer KSeF, identyfikator podatkowy oraz zmienioną numerację pozostałych pól.

Elektronizacja przebiega w dwóch etapach. Od 2026 r. PKPiR, ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych muszą być prowadzone przy użyciu programu komputerowego przez podatników zobowiązanych do przesyłania JPK_V7M. Takie podmioty przekazują po zakończeniu roku pliki JPK_PKPIR i JPK_ST. Od 2027 r. obowiązek obejmie pozostałych podatników prowadzących PKPiR.

Kto musi prowadzić PKPiR?

PKPiR jest przeznaczona przede wszystkim dla podmiotów opodatkowanych według skali podatkowej albo podatkiem liniowym, które nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dotyczy to w szczególności:

osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą
spółek cywilnych osób fizycznych
spółek jawnych, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne
spółek partnerskich
przedsiębiorstw w spadku
osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej po zgłoszeniu zamiaru prowadzenia księgi

W 2026 r. limit przychodów za poprzedni rok, którego przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez podmioty mogące korzystać z PKPiR, wynosi 2,5 mln euro, czyli 10 646 500 zł. Kwota ta służy do oceny obowiązku przypadającego na 2026 r. na podstawie przychodów osiągniętych w 2025 r.

PKPiR nie prowadzą podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Nie zastępuje ona także ksiąg rachunkowych u podmiotów zobowiązanych do pełnej księgowości, na przykład niektórych spółek kapitałowych i spółek komandytowych.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Księgę zakłada się na 1 stycznia roku podatkowego albo na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku. W praktyce przygotowanie PKPiR obejmuje następujące czynności:

Sprawdź, czy forma opodatkowania, rodzaj podmiotu i wysokość przychodów pozwalają na prowadzenie PKPiR.
Wybierz program księgowy albo przygotuj papierową księgę zgodną z wzorem obowiązującym od 2026 r. Podatnicy objęci pierwszym etapem elektronizacji muszą korzystać z programu umożliwiającego przygotowanie JPK_PKPIR.
Załóż księgę w dniu rozpoczęcia działalności albo 1 stycznia kolejnego roku podatkowego.
Sporządź spis z natury na początek działalności lub roku. Obejmuje on między innymi towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.
Wpisz do księgi łączną wartość remanentu początkowego. Wycenę należy zakończyć w ciągu 14 dni od sporządzenia spisu.

Od 2026 r. nie obowiązuje odrębny uproszczony wzór PKPiR dla rolników prowadzących działalność gospodarczą. Podatnicy, którzy wcześniej korzystali z tego rozwiązania, stosują ogólny wzór 19-kolumnowy.

Jak wypełniać 19 kolumn PKPiR?

Nowy wzór zachowuje dotychczasowy zakres większości informacji, ale dodaje dwa pola i zmienia numerację kolejnych kolumn. Poniższe zestawienie pokazuje przeznaczenie każdej kolumny:

Kolumna	Nazwa lub przeznaczenie	Jak ją stosować?
1	Numer porządkowy	Kolejny numer zapisu w księdze.
2	Data zdarzenia gospodarczego	Data uzyskania przychodu, poniesienia kosztu albo innego zdarzenia.
3	Numer faktury z KSeF	Numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu KSeF.
4	Numer innego dowodu księgowego	Numer faktury spoza KSeF lub innego dokumentu będącego podstawą wpisu.
5	Identyfikator podatkowy	NIP kontrahenta wraz z kodem kraju, jeżeli został nadany za granicą.
6	Imię i nazwisko lub nazwa firmy	Dane kontrahenta, gdy nie wpisano jego identyfikatora podatkowego w kolumnie 5.
7	Adres kontrahenta	Adres dostawcy lub odbiorcy, gdy wymagane jest uzupełnienie danych kontrahenta.
8	Opis zdarzenia gospodarczego	Krótki opis sprzedaży, zakupu, wynagrodzenia lub innej operacji.
9	Przychody ze sprzedaży	Przychody ze sprzedaży towarów i usług.
10	Pozostałe przychody	Inne przychody związane z działalnością, na przykład ze sprzedaży składnika majątku.
11	Razem przychody	Suma kwot z kolumn 9 i 10.
12	Zakup towarów handlowych i materiałów	Wartość zakupionych towarów i materiałów według właściwej ceny.
13	Koszty uboczne zakupu	Transport, załadunek, wyładunek, ubezpieczenie towaru w drodze i podobne koszty.
14	Wynagrodzenia	Wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom i osobom zatrudnionym na umowach cywilnoprawnych.
15	Pozostałe wydatki	Inne koszty uzyskania przychodów, między innymi czynsz, media, usługi i amortyzacja.
16	Razem wydatki	Suma wydatków ujętych w kolumnach 12–15 zgodnie z objaśnieniami do wzoru.
17	Inne zdarzenia gospodarcze	Wolne pole na zdarzenia, których nie można przypisać do wcześniejszych kolumn.
18	Koszty działalności badawczo-rozwojowej	Koszty kwalifikowane ujmowane zgodnie z przepisami o uldze B+R.
19	Uwagi	Dodatkowe informacje dotyczące dokonanych zapisów.

Jeżeli w kolumnie 5 wpiszesz identyfikator podatkowy kontrahenta, co do zasady nie musisz uzupełniać jego nazwy i adresu w kolumnach 6 i 7. Danych kontrahenta nie wpisuje się przy zapisach dotyczących sprzedaży ujmowanej na podstawie raportów fiskalnych lub dowodów wewnętrznych.

Kiedy księgować przychody i koszty?

Termin zapisu zależy od rodzaju zdarzenia i dokumentu, który je potwierdza. Data księgowania nie zawsze jest datą zapłaty faktury. Przychody rozpoznaje się według zasad ustawy o PIT, a koszty zgodnie z właściwymi regułami potrącania.

Rodzaj dokumentu lub zdarzenia	Termin ujęcia w PKPiR	Podstawowa zasada
Faktura sprzedaży	Do 20. dnia następnego miesiąca	Dotyczy przychodów uzyskanych w poprzednim miesiącu.
Raport fiskalny lub zestawienie sprzedaży	Do 20. dnia następnego miesiąca	Zapis obejmuje sprzedaż wynikającą z raportu lub zestawienia.
Sprzedaż dokumentowana dowodem wewnętrznym	Codziennie, po zakończeniu dnia	Zapis trzeba wykonać przed rozpoczęciem działalności w kolejnym dniu.
Zakup towarów lub materiałów	Według zasad dla danego kosztu	Można wykorzystać opis dostawy lub specyfikację, gdy faktura jeszcze nie dotarła.
Pozostałe wydatki	Według zasad rozpoznawania kosztów	Podstawą musi być prawidłowy dowód księgowy.

Jeżeli towar lub materiał dotrze przed fakturą, dostawę można udokumentować opisem albo specyfikacją zawierającą dane dostawcy, rodzaj i ilość towaru, cenę jednostkową oraz wartość. Po otrzymaniu faktury dokumenty należy połączyć, wpisując jej numer albo numer identyfikujący w KSeF. Różnicę między wartością z opisu a wartością faktury ujmuje się w dniu otrzymania faktury.

Przychód ze sprzedaży na kasie fiskalnej można ująć na podstawie raportu dobowego lub miesięcznego. Faktury wystawione do sprzedaży już wykazanej w raporcie nie powinny być księgowane drugi raz.

Rzetelność, błędy i przechowywanie dokumentów

PKPiR musi być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Rzetelność oznacza zgodność zapisów z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń i dokumentami. Niewadliwość oznacza zachowanie zasad określonych w rozporządzeniu oraz objaśnieniach do wzoru księgi.

Wpisy powinny być chronologiczne, kompletne i oparte na dokumentach pozwalających ustalić strony transakcji, datę, przedmiot oraz wartość operacji. Dowody księgowe trzeba przechowywać w sposób umożliwiający ich powiązanie z konkretnym zapisem.

Błąd w papierowej księdze poprawia się przez skreślenie błędnej treści w sposób pozwalający ją odczytać, wpisanie prawidłowych danych oraz dodanie daty i podpisu. W systemie elektronicznym należy użyć funkcji korekty albo storna, tak aby zachować historię zmian. Błędu na fakturze kontrahenta nie poprawia się samodzielnie w PKPiR, lecz na podstawie właściwego dokumentu korygującego.

Elektroniczna księga powinna być zabezpieczona przed zniszczeniem, zniekształceniem i nieuprawnioną modyfikacją. Papierową księgę należy zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty. PKPiR oraz dokumenty źródłowe przechowuje się co do zasady do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zwykle przez 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jak zamknąć rok i obliczyć dochód?

Przed zamknięciem roku sprawdź kompletność zapisów i wykonaj następujące czynności:

Sporządź remanent końcowy na 31 grudnia, obejmujący towary, materiały, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.
Umieść w spisie nazwę firmy, datę, numery pozycji, opis składników, jednostki miary, ilości, ceny, wartości i podpis osoby sporządzającej.
Zakończ wycenę remanentu w ciągu 14 dni od dnia jego sporządzenia i wpisz do PKPiR łączną wartość spisu.
Podsumuj przychody oraz koszty ujęte w odpowiednich kolumnach księgi.
Porównaj remanent początkowy i końcowy, ponieważ różnica wpływa na wysokość kosztów podatkowych.
Oblicz dochód jako przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów po uwzględnieniu korekty wynikającej ze spisów z natury.

Jeżeli remanent końcowy jest wyższy od początkowego, koszty podatkowe ulegają zmniejszeniu o różnicę. Gdy remanent końcowy jest niższy, różnica zwiększa koszty. Po zamknięciu roku podatnik objęty obowiązkiem elektronicznym powinien przygotować wymagane pliki JPK zgodnie z terminem wynikającym z przepisów.

Najbezpieczniejszy sposób prowadzenia PKPiR w 2026 r. to korzystanie z programu uwzględniającego 19 kolumn, KSeF i strukturę JPK_PKPiR, bieżące księgowanie dokumentów oraz regularne sprawdzanie remanentu i sum miesięcznych. Od 2027 r. rozwiązanie elektroniczne będzie wymagane także od pozostałych przedsiębiorców prowadzących księgę.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. Przy nietypowych transakcjach, zmianie formy opodatkowania lub wątpliwościach dotyczących obowiązku prowadzenia PKPiR skonsultuj się z doradcą podatkowym albo księgowym.