Jak wypełnić wniosek KRS-ZK? Instrukcja krok po kroku
KRS-ZK nie jest samodzielnym wnioskiem. To załącznik do wniosku o zmianę danych, najczęściej KRS-Z20, używany przy zmianach w zarządzie, organie nadzoru albo sposobie reprezentacji organizacji.
Czym jest KRS-ZK i kiedy trzeba go złożyć?
Formularz KRS-ZK służy do zgłoszenia zmiany danych dotyczących organów podmiotu. Dotyczy to przede wszystkim zarządu, organu nadzoru, na przykład komisji rewizyjnej, oraz osób uprawnionych do reprezentowania organizacji.
W przypadku stowarzyszenia, fundacji lub innej organizacji społecznej KRS-ZK dołącza się do formularza KRS-Z20, czyli głównego wniosku o zmianę danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Samo przesłanie KRS-ZK bez wniosku głównego nie wystarczy.
Załącznik stosuje się między innymi wtedy, gdy członek zarządu odchodzi, powołana zostaje nowa osoba, zmienia się funkcja członka organu albo organizacja przyjmuje inny sposób reprezentacji.
Przed wypełnieniem formularza sprawdź aktualny odpis z KRS i treść uchwały. KRS-ZK powinien odzwierciedlać zmianę wynikającą z dokumentów organizacji, a nie tylko opis planowanej zmiany.
Jak złożyć wniosek – elektronicznie czy papierowo?
Forma złożenia zależy od tego, czy organizacja podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców. Zasady wynikają z art. 19 ustawy o KRS:
| Typ podmiotu | Forma składania | Wymagania |
|---|---|---|
| Podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców | Wyłącznie elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych | Wniosek składa się w systemie teleinformatycznym i podpisuje zgodnie z wymaganiami systemu |
| Stowarzyszenie, fundacja lub inna organizacja wpisana wyłącznie do rejestru stowarzyszeń | Elektronicznie albo papierowo | W wersji papierowej należy użyć urzędowych formularzy i podpisać je własnoręcznie |
| Samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej wpisany wyłącznie do właściwego rejestru | Elektronicznie albo papierowo | Tryb zależy od tego, czy podmiot podlega również wpisowi do rejestru przedsiębiorców |
Podmioty objęte obowiązkiem elektronicznego składania korzystają z Portalu Rejestrów Sądowych. W praktyce dokumenty podpisuje się w systemie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego albo profilu zaufanego, jeżeli dana ścieżka jest dostępna dla konkretnego wniosku.
Jak wypełnić formularz KRS-ZK krok po kroku?
- Przygotuj wniosek główny – wybierz KRS-Z20 dla organizacji, której zmiana dotyczy, i zaznacz w nim odpowiednią zmianę oraz dołączenie formularza KRS-ZK.
- Wpisz dane podmiotu – podaj nazwę organizacji i numer KRS zgodnie z aktualnym wpisem. Nie skracaj nazwy i nie zmieniaj jej pisowni bez zgłoszenia odrębnej zmiany.
- Wskaż organ – zaznacz, czy zmiana dotyczy zarządu, organu nadzoru albo innego organu wskazanego w formularzu. Przy komisji rewizyjnej wybierz część odnoszącą się do organu nadzoru.
- Opisz osoby, które przestają pełnić funkcję – przy odwołaniu albo rezygnacji wpisz dane osoby wykreślanej z organu. Zaznacz rodzaj zmiany zgodnie z układem formularza i dokumentami będącymi podstawą zgłoszenia.
- Wpisz nowe osoby – przy powołaniu członka organu podaj jego dane dokładnie w takim brzmieniu, w jakim powinny zostać ujawnione w rejestrze. Każdą osobę ujmij zgodnie z wymaganym zakresem danych.
- Rozróżnij zmianę osoby od zmiany funkcji – jeżeli ta sama osoba pozostaje w zarządzie, ale z członka zarządu staje się wiceprezesem, nie zgłaszasz jej jako osoby odchodzącej i nowej osoby. W formularzu należy wykazać zmianę dotycząca tej osoby i jej funkcji.
- Wskaż sposób reprezentacji – uzupełnij tę część tylko wtedy, gdy zmieniły się zasady reprezentowania organizacji. Należy przepisać pełne brzmienie sposobu reprezentacji wynikające ze statutu lub uchwały, na przykład informację, czy wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu.
- Sprawdź dane osobowe – porównaj imiona, nazwiska i pozostałe dane z dokumentami źródłowymi. Literówka, inna kolejność imion albo niezgodność z dokumentem mogą spowodować wezwanie do uzupełnienia lub zwrot wniosku.
- Dołącz dokumenty – załącz uchwałę o wyborze, odwołaniu lub zmianie funkcji, a także inne dokumenty wymagane dla konkretnej zmiany. Wniosek główny powinien wskazywać, jakie dokumenty i formularze zostały do niego dołączone.
- Podpisz i złóż komplet – w wersji elektronicznej podpisz wniosek w systemie, a w wersji papierowej podpisz formularze zgodnie z zasadami reprezentacji organizacji.
Uwaga: KRS-ZK zawsze składa się razem z właściwym wnioskiem głównym, najczęściej KRS-Z20. Nie traktuj załącznika jako odrębnego wniosku. Przed wysłaniem sprawdź też, czy uchwała, statut, KRS-Z20 i KRS-ZK opisują tę samą zmianę.
Co przygotować przed złożeniem?
Do kompletnego zgłoszenia zwykle potrzebne są:
- wniosek KRS-Z20 z danymi organizacji i wskazaniem zgłaszanej zmiany
- formularz KRS-ZK dotyczący organu lub sposobu reprezentacji
- uchwała o powołaniu, odwołaniu albo zmianie funkcji członka organu
- dokument potwierdzający zmianę sposobu reprezentacji, jeżeli zmiana dotyczy zasad składania oświadczeń w imieniu organizacji
Lista kontrolna przed wysłaniem
Przed złożeniem wniosku sprawdź następujące elementy:
- Czy KRS-ZK został dołączony do właściwego wniosku głównego, najczęściej KRS-Z20.
- Czy wskazano właściwy organ oraz rodzaj zmiany.
- Czy dane osób są zgodne z uchwałą i dokumentami organizacji.
- Czy dołączono uchwały oraz inne dokumenty potwierdzające zmianę.
- Czy sposób reprezentacji wpisano dokładnie i tylko wtedy, gdy rzeczywiście uległ zmianie.
- Czy wniosek został podpisany i opłacony, jeżeli w danej sprawie opłata jest wymagana.
- Czy forma złożenia odpowiada rodzajowi rejestru, w którym wpisany jest podmiot.
Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu KRS-ZK jako samodzielnego formularza albo na pomyleniu zmiany funkcji z wymianą osoby. Najpierw ustal, co dokładnie wynika z uchwały, a dopiero potem zaznacz odpowiednie pola załącznika.
Informacje dotyczące procedury mogą zależeć od aktualnego brzmienia przepisów i wymagań Portalu Rejestrów Sądowych. Przy złożonych zmianach sposobu reprezentacji lub niejednoznacznych postanowieniach statutu warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.
