Jak wypełnić druk ZUS ZZA dla pracownika?

Formularz ZUS ZZA służy do zgłoszenia pracownika wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłoszenie trzeba przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia, a w formularzu podać między innymi właściwy kod tytułu ubezpieczenia i kod zawodu.

Kiedy wybrać ZUS ZZA, a kiedy ZUS ZUA?

ZUS ZZA stosuje się wtedy, gdy pracownik z danego tytułu podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. ZUS ZUA jest właściwy, gdy z danej umowy pracownik powinien zostać objęty także ubezpieczeniami społecznymi.

Sam fakt, że osoba jest pracownikiem, nie oznacza jeszcze, że zawsze należy złożyć ZZA. Przy typowej umowie o pracę właściwy będzie zwykle ZUS ZUA. ZZA można zastosować dopiero po ustaleniu, że z konkretnego tytułu nie powstaje obowiązek ubezpieczeń społecznych.

Jak przygotować dane do formularza?

Przed rozpoczęciem pracy z drukiem przygotuj dane płatnika, pracownika oraz informacje o jego tytule do ubezpieczenia. Pracodawca występuje w dokumentach jako płatnik składek, a pracownik jako osoba zgłaszana do ubezpieczenia.

Do przygotowania są przede wszystkim:

• Dane płatnika – NIP, REGON, PESEL, nazwa skrócona oraz dokument tożsamości, jeśli formularz wymaga jego podania.
• Dane pracownika – PESEL, nazwisko, pierwsze imię, drugie imię, data urodzenia i dane dokumentu tożsamości, gdy nie można użyć numeru PESEL.
• Data powstania obowiązku ubezpieczenia – najczęściej dzień rozpoczęcia wykonywania pracy.
• Kod tytułu ubezpieczenia i kod zawodu – oba muszą odpowiadać rzeczywistej sytuacji pracownika.

Jak wypełnić ZUS ZZA krok po kroku?

1. Blok I – dane organizacyjne – zaznacz „zgłoszenie do ubezpieczeń”, jeśli formularz składasz po raz pierwszy. Przy zmianie danych lub korekcie wcześniejszego dokumentu wybierz właściwą opcję dotyczącą zmiany albo korekty. Pola przeznaczone na numer i datę poprzedniego zgłoszenia wypełnia się tylko wtedy, gdy formularz tego wymaga.
2. Blok II – dane identyfikacyjne płatnika składek – wpisz dane pracodawcy, a nie pracownika. Podaj identyfikatory płatnika oraz nazwę skróconą w brzmieniu zgodnym z dokumentami rejestrowymi. Zwróć uwagę na prawidłowy format daty urodzenia, jeśli formularz wymaga jej wpisania.
3. Blok III – dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej – wpisz dane pracownika. Najważniejszy jest numer PESEL. Jeżeli pracownik go nie posiada, użyj danych dokumentu tożsamości zgodnie z instrukcją formularza.
4. Blok IV – dane ewidencyjne osoby zgłaszanej – uzupełnij datę urodzenia oraz imiona. W polu dotyczącym drugiego imienia wpisz drugie imię pracownika, a nie ponownie jego pierwsze imię. Jeżeli pracownik nie ma drugiego imienia, pozostaw pole zgodnie z zasadami wskazanymi w formularzu.
5. Blok V – tytuł ubezpieczenia – wpisz sześciocyfrowy kod tytułu ubezpieczenia. Dla typowego pracownika podlegającego ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu stosuje się kod zaczynający się od 01 10, jednak przed złożeniem ZZA trzeba potwierdzić, że konkretny przypadek rzeczywiście uzasadnia zgłoszenie tylko zdrowotne. Piąta i szósta cyfra kodu mogą zależeć od prawa do emerytury lub renty oraz posiadanego stopnia niepełnosprawności.
6. Blok VI – dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym – wpisz datę powstania obowiązku ubezpieczenia. Przy pracowniku będzie to zazwyczaj dzień rozpoczęcia pracy, zgodny z dokumentacją zatrudnienia. W polu dotyczącym oddziału NFZ wpisz aktualny kod właściwy dla pracownika, zgodnie z jego deklarowanym miejscem zamieszkania i aktualną listą kodów. Pozostałe pola pozostaw puste, jeśli nie dotyczą zgłoszenia.
7. Blok VII – dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym – w zwykłym zgłoszeniu pracownika ten blok pozostaje niewypełniony, ponieważ dotyczy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego, a nie obowiązkowego zgłoszenia pracowniczego.
8. Bloki VIII–X – adresy – wpisz adres zameldowania, adres zamieszkania i adres do korespondencji pracownika, jeśli są wymagane. Gdy adresy są takie same, nie powtarzaj danych bez potrzeby. Zastosuj instrukcję formularza dotyczącą pomijania powtarzających się adresów.
9. Blok XI – oświadczenie płatnika składek – wpisz datę wypełnienia dokumentu i złóż podpis osoby uprawnionej do reprezentowania płatnika. Brak pieczęci nie zastępuje podpisu i zwykle nie uniemożliwia złożenia dokumentu, jeżeli formularz nie wymaga jej użycia.
10. Blok XII – oświadczenie osoby zgłaszanej – pracownik potwierdza prawdziwość danych własnym podpisem, jeżeli formularz i sposób zgłoszenia tego wymagają. Podpis pracownika powinien odpowiadać danym osoby zgłaszanej.

Kod zawodu jest obowiązkowym elementem dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZUA i ZUS ZZA dla aktywnych zawodowo ubezpieczonych. Obowiązek ten dotyczy dokumentów składanych po 16 maja 2021 roku, także dokumentów zmieniających lub korygujących dane. Kod należy ustalić na podstawie rzeczywiście wykonywanej pracy, a nie wyłącznie nazwy stanowiska użytej w umowie.

Uwaga na trzy pola: błędna data rozpoczęcia ubezpieczenia, nieprawidłowy kod tytułu ubezpieczenia albo pominięty kod zawodu mogą spowodować konieczność poprawienia zgłoszenia i problemy z prawidłowym rozliczeniem składek. Przy nietypowej sytuacji, na przykład dotyczącej emeryta, rencisty lub osoby z niepełnosprawnością, kod warto potwierdzić w aktualnej instrukcji ZUS albo w ZUS.

Co zrobić po wykryciu błędu?

Jeżeli błąd dotyczy danych identyfikacyjnych, takich jak imię, nazwisko lub PESEL, może być potrzebny formularz przeznaczony do korekty danych identyfikacyjnych. Jeżeli nieprawidłowy jest kod tytułu ubezpieczenia, rodzaj ubezpieczenia albo data rozpoczęcia ubezpieczenia, standardowa procedura polega na wyrejestrowaniu pracownika i ponownym zgłoszeniu z prawidłowymi danymi.

W takiej sytuacji należy:

• złożyć formularz ZUS ZWUA, aby wyrejestrować pracownika z błędnego zgłoszenia,
• ustalić prawidłową datę wyrejestrowania zgodnie z instrukcją ZUS,
• przekazać nowe, poprawne zgłoszenie na formularzu ZUS ZZA,
• dokonać korekty w ciągu 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości.

Nie należy poprawiać kodu tytułu ubezpieczenia ani daty rozpoczęcia ubezpieczenia przez samo przekreślenie pola na już wysłanym dokumencie. Zmianę trzeba przeprowadzić w trybie właściwym dla dokumentów ZUS.

Co sprawdzić przed wysyłką?

Przed przekazaniem dokumentu do ZUS sprawdź:

• czy wybrano ZZA, a nie ZUA, tylko wtedy, gdy pracownik podlega z tego tytułu wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• czy zgadza się data powstania obowiązku ubezpieczenia,
• czy kod tytułu ubezpieczenia odpowiada sytuacji pracownika oraz jego statusowi emerytalnemu, rentowemu i stopniowi niepełnosprawności,
• czy wpisano właściwy kod zawodu i aktualny kod oddziału NFZ,
• czy dane pracownika i płatnika są kompletne oraz zgodne z dokumentami,
• czy formularz został podpisany przez płatnika i pracownika, gdy wymagany jest podpis obu osób,
• czy zgłoszenie zostanie przekazane w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.

Najczęstszy błąd polega na użyciu ZZA bez wcześniejszego ustalenia, czy pracownik rzeczywiście ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli z umowy zawartej z pracodawcą powstaje obowiązek pełnych ubezpieczeń, trzeba złożyć ZUS ZUA.