Jak wypełnić formularz ZUS ZCNA przy zmianie danych?

Formularz ZUS ZCNA służy do zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego albo zmiany jego danych, gdy adres zamieszkania tej osoby jest inny niż adres ubezpieczonego. Przy wypełnianiu trzeba wskazać aktualne informacje i zachować zasady dotyczące czytelności dokumentu. Jeżeli zmiana dotyczy danych identyfikacyjnych samego ubezpieczonego, stosuje się formularz ZUS ZIUA, a nie ZCNA.

ZUS ZCNA czy ZUS ZCZA – który formularz wybrać?

Decyzję podejmuje się na podstawie adresu zamieszkania członka rodziny w porównaniu z adresem ubezpieczonego. Nazwisko, numer PESEL czy stopień pokrewieństwa nie zmieniają tej podstawowej zasady.

Jak wypełnić ZUS ZCNA przy zmianie danych?

Przed rozpoczęciem pobierz aktualny wzór formularza z oficjalnej strony ZUS. Przy zmianie danych członka rodziny nie składaj nowego zgłoszenia „na wszelki wypadek”. W formularzu zaznacz właściwy rodzaj dokumentu, a następnie wpisz aktualne dane w częściach dotyczących osoby zgłaszanej.

1. Pobierz aktualny druk – korzystaj z formularza udostępnionego przez ZUS. Jeżeli wypełniasz go na komputerze, zapisz plik i otwórz w programie obsługującym formularze PDF, zamiast uzupełniać go bezpośrednio w przeglądarce.
2. Wpisz dane ubezpieczonego – podaj informacje identyfikujące osobę, przez którą członek rodziny jest zgłaszany do ubezpieczenia zdrowotnego.
3. Zaznacz zmianę danych – wybierz pole wskazujące, że dokument dotyczy zmiany albo korekty danych, jeśli formularz przewiduje takie rozróżnienie.
4. Uzupełnij aktualne dane członka rodziny – wpisz między innymi imię, nazwisko, numer PESEL lub inny wymagany identyfikator, stopień pokrewieństwa oraz adres zamieszkania. W przypadku zmiany nazwiska podaj dane zgodnie z aktualnym dokumentem.
5. Sprawdź adres – upewnij się, że członek rodziny rzeczywiście mieszka pod adresem innym niż ubezpieczony. Jeżeli adresy są takie same, właściwy będzie formularz ZUS ZCZA.
6. Podpisz i przekaż dokument – przed wysyłką sprawdź kompletność formularza oraz czytelność wszystkich wpisów.

Formularze ZUS są przystosowane do automatycznego odczytu. Dlatego każdy znak wpisuj w osobnej kratce, bez wychodzenia poza jej obrys. Użyj czarnego albo ciemnoniebieskiego długopisu. Pismo powinno być wyraźne, a poprawki nie mogą utrudniać odczytu danych.

Uwaga: ZUS ZCNA dotyczy danych członka rodziny, nie danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Jeżeli zmieniło się na przykład nazwisko osoby ubezpieczonej, właściwym dokumentem jest ZUS ZIUA. Zastosowanie ZCNA w takiej sytuacji może spowodować konieczność ponownego złożenia dokumentów.

Wymogi techniczne i wysyłka dokumentu

Dokument można przekazać elektronicznie albo papierowo, zależnie od sposobu rozliczania dokumentów przez płatnika składek. Najważniejsze możliwości to:

• e-Płatnik lub Płatnik – elektroniczne przygotowanie i przekazanie dokumentu do ZUS.
• Forma papierowa – dostępna dla płatników, którzy mogą składać dokumenty w tej formie, w szczególności rozliczających składki za nie więcej niż 5 osób.
• Wydruk formularza – powinien pochodzić z aktualnego wzoru i być kompletny.
• Przygotowanie do złożenia – kartka nie powinna być pognieciona, poplamiona, dziurkowana ani zszyta z innymi dokumentami.

Nie używaj flamastrów, kolorowych cienkopisów ani pisaków, które przebijają na drugą stronę. Nie przesyłaj kserokopii kolorowego formularza, jeśli może to pogorszyć odczyt pól. Błędy techniczne mogą uniemożliwić automatyczne przetworzenie dokumentu przez ZUS.

Sprawdzenie przed wysyłką

Przed przekazaniem formularza wykonaj krótką kontrolę:

• Czy wybrano ZUS ZCNA, a nie ZUS ZCZA, na podstawie adresu zamieszkania członka rodziny?
• Czy wpisano aktualne dane członka rodziny i zaznaczono zmianę danych?
• Czy każdy znak znajduje się w osobnej kratce?
• Czy formularz wypełniono czarnym lub ciemnoniebieskim długopisem?
• Czy dokument jest czytelny, niezagięty, niezszyty i pozbawiony zabrudzeń?

Jeżeli wszystkie dane dotyczą członka rodziny, a jego adres jest inny niż adres ubezpieczonego, ZUS ZCNA będzie właściwym formularzem do zgłoszenia zmiany.