Jak wypełnić formularz ZUS Z-3? Instrukcja krok po kroku

Formularz ZUS Z-3 wypełnia pracodawca dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Dokument służy do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Najwięcej uwagi wymagają dane o wynagrodzeniu z poprzednich miesięcy, liczba dni przepracowanych i składki społeczne wynoszące zwykle 13,71%.

Kto składa ZUS Z-3?

Zaświadczenie sporządza płatnik składek, który przekazuje do ZUS wypłatę świadczenia, między innymi po ustaniu zatrudnienia albo wtedy, gdy nie jest płatnikiem zasiłków. Formularz dotyczy pracowników na umowie o pracę. Dla zleceniobiorców i osób prowadzących działalność stosuje się odpowiednio ZUS Z-3a lub ZUS Z-3b.

ZUS wykorzystuje dane z formularza do ustalenia prawa do świadczenia i jego wysokości. Błąd w dacie zatrudnienia, okresie niezdolności do pracy albo tabeli wynagrodzeń może opóźnić wypłatę zasiłku.

Jakie dane przygotować?

Przed rozpoczęciem pracy z drukiem zgromadź następujące informacje:

• NIP i REGON płatnika składek oraz jego dane adresowe.
• PESEL pracownika, adres i numer rachunku bankowego, jeśli świadczenie ma być przekazane na konto.
• Datę rozpoczęcia zatrudnienia, wymiar etatu i ewentualną datę zakończenia umowy.
• Wynagrodzenia brutto z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy.
• Okresy niezdolności do pracy, wypłacone wynagrodzenie chorobowe i informacje z zaświadczenia lekarskiego, w tym kody literowe.

Jak wypełnić ZUS Z-3 krok po kroku?

1. Wpisz dane płatnika składek. Podaj NIP, REGON, a w przypadku osoby fizycznej także PESEL, jeśli formularz tego wymaga. Uzupełnij adres zgodny z dokumentacją płatnika.
2. Uzupełnij dane ubezpieczonego. Wpisz imię, nazwisko, PESEL i adres pracownika. Numer dowodu osobistego podaje się wtedy, gdy pracownik nie ma numeru PESEL.
3. Wskaż rachunek bankowy. Numer konta wpisz tylko wtedy, gdy pracownik chce otrzymać świadczenie na rachunek. W przeciwnym razie zaznacz właściwą opcję dotyczącą niewypłacania na konto.
4. Określ rodzaj świadczenia i okres. Zaznacz, czy wniosek dotyczy zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub innego świadczenia. Wpisz okres niezdolności do pracy oraz serię i numer zwolnienia, jeżeli są dostępne.
5. Podaj informacje o zatrudnieniu. Wpisz datę rozpoczęcia obecnej umowy, wymiar etatu i datę jej zakończenia, jeśli została określona. Zaznacz także pracę tymczasową, pracę za granicą, zmianę etatu oraz wcześniejsze okresy zatrudnienia, gdy dotyczą sprawy.
6. Odpowiedz na pytania o szczególne okoliczności. Zaznacz, czy niezdolność do pracy ma związek z chorobą zawodową, wypadkiem przy pracy albo wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy. W razie odpowiedzi „tak” podaj wymagane informacje o dokumentach.
7. Wykazuj wcześniejsze świadczenia. Wpisz okresy, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe, a także zasiłki wypłacone przez płatnika. Uwzględnij kod literowy ze zwolnienia, jeśli został na nim umieszczony.
8. Uzupełnij tabele wynagrodzeń. Wykazuj kwoty brutto i wszystkie składniki podlegające uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy zasiłku. Następnie dodaj informacje o innych umowach lub składnikach wypłacanych do określonego terminu.
9. Dodaj uwagi, datę, podpis i telefon kontaktowy. W uwagach opisz okoliczności, które mogą wpływać na wyliczenie świadczenia. Numer telefonu osoby sporządzającej formularz ułatwia ZUS wyjaśnienie braków.

Jak wpisać kody literowe ze zwolnienia?

Jeżeli na ZLA znajduje się kod literowy, należy przenieść go do odpowiedniej części formularza. Najczęściej spotykane oznaczenia to:

• A – niezdolność po przerwie nieprzekraczającej 60 dni spowodowanej tą samą chorobą.
• B – niezdolność do pracy przypadająca w okresie ciąży.
• C – niezdolność spowodowana nadużyciem alkoholu.
• D – niezdolność spowodowana gruźlicą.
• E – niezdolność powstała po ustaniu ubezpieczenia, związana z chorobą zakaźną o długim okresie wylęgania.

Jak wykazać składniki wynagrodzenia?

W tabeli wynagrodzeń wpisuje się dane z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Gdy pracownik był zatrudniony krócej, wykazuje się faktyczny okres zatrudnienia. Kwoty podaje się brutto, przed odliczeniem składek społecznych.

Wynagrodzenie stałe, takie jak pensja zasadnicza określona w umowie, wpisuje się w pełnej miesięcznej wysokości. Nie obniża się go z powodu choroby, urlopu wypoczynkowego ani innej usprawiedliwionej nieobecności, jeżeli zasady wynagradzania przewidują jego stały charakter.

Składniki zmienne trzeba rozdzielić według sposobu pomniejszania. Składnik zmniejszany proporcjonalnie za czas nieobecności wpisuje się w kwocie faktycznie wypłaconej. ZUS może go następnie uzupełnić, jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach. Premie i dodatki przyjmowane w kwocie faktycznej, na przykład wynagrodzenie za nadgodziny, wpisuje się bez takiego uzupełnienia.

Dni przepracowane i dni do przepracowania

W kolumnie dotyczącej dni przepracowanych wpisz dni robocze, które pracownik rzeczywiście przepracował zgodnie z harmonogramem. Wlicza się także dni urlopu wypoczynkowego. Nie wpisuje się dni choroby, urlopu bezpłatnego, wychowawczego, macierzyńskiego ani nieobecności bez prawa do wynagrodzenia.

W kolumnie „dni, które pracownik był zobowiązany przepracować” podaj pełny nominał wynikający z harmonogramu w danym miesiącu. Jeżeli liczby się różnią, opisz przyczynę, na przykład chorobę albo urlop bezpłatny.

Przy składnikach kwartalnych, rocznych i za inne okresy kolumny dotyczące dni uzupełnia się tylko wtedy, gdy dany składnik jest pomniejszany proporcjonalnie. W pozostałych przypadkach pozostawia się je puste.

Składki społeczne 13,71%

W większości przypadków w kolumnie procentu potrąconej składki wpisuje się 13,71%. Jest to suma składek społecznych finansowanych przez pracownika. Nie pomniejszaj samodzielnie wykazanych kwot wynagrodzenia o tę wartość, ponieważ ZUS dokonuje właściwego odliczenia przy ustalaniu podstawy.

Jeżeli pracownik przekroczył roczną podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych, procent może być inny. Wtedy należy obliczyć rzeczywisty wskaźnik potrąconych składek na podstawie dokumentacji płacowej i pouczenia do aktualnego formularza.

Na co uważać?

Błędny ZUS Z-3 może opóźnić wypłatę świadczenia albo spowodować nieprawidłowe ustalenie jego wysokości. Przed wysłaniem sprawdź przede wszystkim:

• czy wpisano wszystkie premie, prowizje i dodatki zmienne, które powinny być uwzględnione;
• czy kwoty wynagrodzenia są brutto, a nie netto;
• czy prawidłowo rozdzielono składniki stałe, proporcjonalnie pomniejszane i przyjmowane faktycznie;
• czy liczba dni przepracowanych odpowiada dokumentacji czasu pracy;
• czy daty zatrudnienia, zmiany etatu i niezdolności do pracy są zgodne z dokumentami;
• czy wykazano wcześniejsze wynagrodzenie chorobowe i zasiłki wypłacone przez płatnika.

Jeżeli pracownik ma równocześnie umowę o pracę i umowę cywilnoprawną, trzeba sprawdzić, czy wynagrodzenie z tej umowy wpływa na podstawę świadczenia. Wątpliwości dotyczące takiego zbiegu najlepiej wyjaśnić z ZUS albo specjalistą do spraw kadr, korzystając z pouczenia do aktualnego druku.

Co sprawdzić przed wysyłką?

Przed podpisaniem formularza przeprowadź krótką kontrolę:

• Sprawdź, czy podano numer telefonu osoby wypełniającej Z-3.
• Zweryfikuj liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na właściwy dzień.
• Porównaj dane pracownika i płatnika z dokumentacją zgłoszeniową.
• Sprawdź tabelę wynagrodzeń, dni przepracowane i dni do przepracowania.
• Wpisz datę oraz złóż podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.

Aktualny formularz ZUS Z-3 jest dostępny w wersji elektronicznej oraz jako dokument PDF. Przy nietypowych składnikach wynagrodzenia decydujące znaczenie ma pouczenie do konkretnej wersji druku. Numer telefonu w uwagach pozwala pracownikom ZUS szybciej wyjaśnić ewentualne nieścisłości.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej, kadrowej ani konsultacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.