ZUS OSW – co to jest i jak wypełnić ten dokument?
ZUS OSW to oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Składa je płatnik składek, który chce skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Sam formularz nie przekazuje jednak danych ubezpieczonych i nie wystarcza do skrócenia archiwizacji – po OSW trzeba złożyć raporty ZUS RIA.
Czym jest ZUS OSW?
Pełna nazwa dokumentu to Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. ZUS OSW jest dobrowolną deklaracją płatnika składek, że przekaże do ZUS raporty informacyjne za osoby ubezpieczone zatrudnione po raz pierwszy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
Najważniejsze jest rozróżnienie funkcji obu formularzy. OSW wyraża zamiar, natomiast ZUS RIA zawiera konkretne dane potrzebne do ustalenia w przyszłości prawa do emerytury lub renty i wysokości świadczenia. Złożenie OSW rozpoczyna więc procedurę, ale samo w sobie nie zmienia okresu przechowywania akt.
OSW a ZUS RIA – jaka jest różnica?
Po złożeniu OSW płatnik zobowiązuje się przekazać raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych objętych tą procedurą. Raport składa się za konkretnego pracownika lub zleceniobiorcę, a jego zakres zależy od danych dotyczących danej osoby.
W ZUS RIA mogą znaleźć się między innymi informacje o przychodach z lat 1999–2018, okresach pracy nauczycielskiej, pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze, sposobie rozwiązania ostatniego stosunku pracy oraz ewentualnym deputacie węglowym związanym z zatrudnieniem na kolei.
Wpływ obu dokumentów na archiwizację przedstawia poniższe zestawienie:
| Działanie płatnika | Okres przechowywania akt | Znaczenie |
|---|---|---|
| Brak OSW i ZUS RIA | 50 lat | Dokumentację przechowuje się na dotychczasowych zasadach. |
| Złożenie samego OSW | Nie skraca okresu | Oświadczenie jest dopiero deklaracją zamiaru i wymaga późniejszego złożenia raportów. |
| Złożenie OSW i ZUS RIA | 10 lat | Spełnienie warunków pozwala zastosować krótszy okres przechowywania, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach. |
Okres 10 lat liczy się co do zasady od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. W konkretnych przypadkach mogą jednak obowiązywać odrębne zasady, dlatego przy nietypowej dokumentacji warto sprawdzić aktualne wytyczne ZUS.
[ picture_1]
Jak złożyć ZUS OSW i skorzystać z krótszej archiwizacji?
Procedura wymaga wykonania kilku następujących po sobie czynności:
- Złóż ZUS OSW – płatnik może przekazać oświadczenie w wybranym przez siebie terminie. Decyzja o rozpoczęciu procedury jest dobrowolna.
- Przygotuj raporty ZUS RIA – trzeba sporządzić raport za każdego ubezpieczonego objętego oświadczeniem, czyli osobę zatrudnioną w odpowiednim okresie.
- Przekaż raporty do ZUS – termin zależy między innymi od tego, czy dana osoba zakończyła zatrudnienie przed złożeniem OSW, czy już po nim. Przy wcześniejszym zakończeniu pracy raport przekazuje się co do zasady w ciągu roku od złożenia oświadczenia. Przy późniejszym zakończeniu zatrudnienia raport składa się wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń.
- Przekaż pracownikowi kopię raportu – osoba, za którą złożono ZUS RIA, powinna otrzymać kopię dokumentu oraz informacje o skróconym okresie przechowywania dokumentacji i prawie do jej odbioru.
Złożenie ZUS RIA nie kończy wszystkich obowiązków raportowych. W późniejszych okresach płatnik może nadal przekazywać dane w innych dokumentach, między innymi w raporcie ZUS RPA dotyczącym przychodów i pracy nauczycielskiej. Informacje o sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy przekazuje się natomiast w odpowiednim zgłoszeniu wyrejestrowania.
Kiedy skrócenie okresu przechowywania nie ma zastosowania?
Nie każdą dokumentację można objąć procedurą OSW i RIA. Szczególnej uwagi wymagają przede wszystkim następujące sytuacje:
- osoba została zgłoszona do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy przed 1 stycznia 1999 r., nawet jeśli później nadal pracowała u tego samego płatnika,
- dokumentacja dotyczy pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą albo okresów zaliczanych do pracy górniczej,
- płatnik złożył OSW, ale nie przekazał wymaganego raportu ZUS RIA,
- dane dotyczą okresów lub zdarzeń, dla których przepisy przewidują dłuższy czas przechowywania dokumentacji.
W przypadku pracy górniczej raport ZUS RIA nie zastępuje dokumentów potwierdzających te okresy. Taką dokumentację trzeba przechowywać według zasad właściwych dla tego rodzaju zatrudnienia.
Co oznacza złożenie OSW dla płatnika?
OSW nie jest neutralnym formularzem informacyjnym. Po jego złożeniu płatnik deklaruje, że przekaże raporty RIA za wszystkie osoby objęte procedurą, a nie tylko za wybranych pracowników z danego okresu. Pomylenie OSW z RIA albo złożenie oświadczenia bez późniejszego raportowania może spowodować, że skrócenie okresu archiwizacji nie będzie możliwe.
Przed złożeniem dokumentu należy więc ustalić, ilu pracowników i zleceniobiorców obejmuje procedura, czy zachowały się dane potrzebne do sporządzenia raportów oraz czy wśród ubezpieczonych nie ma osób objętych wyłączeniami. Przy pracy w szczególnych warunkach, pracy nauczycielskiej lub nietypowych okresach zatrudnienia wskazana jest weryfikacja aktualnych instrukcji ZUS albo konsultacja z osobą zajmującą się dokumentacją kadrową.
ZUS OSW jest pierwszym krokiem, a nie końcem procedury. Dopiero po złożeniu oświadczenia i przekazaniu właściwych raportów ZUS RIA płatnik może zastosować krótszy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji w zakresie objętym przepisami.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed złożeniem dokumentów sprawdź aktualne formularze oraz wytyczne ZUS i dopasuj je do sytuacji konkretnego płatnika.
