Czy można zmienić formę opodatkowania w trakcie roku?
Co do zasady, zmiana formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego nie jest możliwa, chyba że zajdą ściśle określone okoliczności. Przedsiębiorca pozostaje przy wybranej formie przez cały rok. Wyjątkiem może być faktyczna i trwała likwidacja działalności, a następnie ponowne rozpoczęcie firmy w tym samym roku. Wtedy nowa działalność jest traktowana jako rozpoczęta na nowo i można wybrać dla niej inną formę, o ile spełnione są wszystkie wymogi ustawowe.
Kiedy można zmienić formę opodatkowania?
Standardowa zmiana dotyczy początku roku podatkowego albo momentu rozpoczęcia działalności. Oświadczenie o wyborze skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu ewidencjonowanego składa się najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w danym roku.
Reguła ta dotyczy zarówno osoby fizycznej, która dopiero rozpoczyna działalność, jak i przedsiębiorcy kontynuującego firmę w kolejnym roku. Nie zawsze termin przypada więc 20 lutego. Jeżeli pierwszy przychód pojawi się dopiero w marcu, oświadczenie można złożyć do 20 kwietnia. Gdy pierwszy przychód zostanie uzyskany w grudniu, termin na wybór formy upływa z końcem tego roku.
| Miesiąc pierwszego przychodu | Ostateczny termin wyboru lub zmiany | Przykład |
|---|---|---|
| Styczeń | 20 lutego | Przychód uzyskany w styczniu oznacza termin do 20 lutego. |
| Marzec | 20 kwietnia | Przychód uzyskany w marcu oznacza termin do 20 kwietnia. |
| Czerwiec | 20 lipca | Przychód uzyskany w czerwcu oznacza termin do 20 lipca. |
| Grudzień | Koniec roku podatkowego | Zmianę trzeba zgłosić jeszcze w tym samym roku. |
Po upływie tego terminu nie można swobodnie przejść ze skali podatkowej na podatek liniowy lub ryczałt ani zmienić ryczałtu na inną formę tylko dlatego, że wcześniejszy wybór okazał się mniej korzystny. W kolejnym roku można wybrać inną formę, o ile przedsiębiorca spełnia warunki jej stosowania.
Osobne zasady dotyczą karty podatkowej. Od 2022 roku nie można jej wybrać po raz pierwszy. Mogą ją kontynuować wyłącznie podatnicy, którzy korzystali z niej wcześniej. Rezygnację z karty na dany rok zgłasza się do 20 stycznia, a powrót do niej nie jest już możliwy.
Likwidacja i ponowne rozpoczęcie działalności
Wyjątkowa sytuacja występuje wtedy, gdy przedsiębiorca rzeczywiście kończy działalność, a następnie zakłada nową firmę w tym samym roku. Po skutecznej likwidacji wcześniejsza działalność przestaje być kontynuowana. Przy ponownym rozpoczęciu można więc wybrać inną formę opodatkowania, na przykład ryczałt ewidencjonowany zamiast skali podatkowej.
Takie stanowisko potwierdzały interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w tym interpretacja z 5 stycznia 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.726.2023.2.AP. Nie oznacza to jednak, że samo wykreślenie wpisu z CEIDG i szybkie założenie kolejnej firmy automatycznie daje prawo do zmiany. Likwidacja musi być faktyczna, trwała i przeprowadzona ze wszystkimi wymaganymi konsekwencjami.
Przed podjęciem takiej decyzji trzeba sprawdzić, czy zostały wykonane wszystkie czynności związane z zamknięciem poprzedniej działalności:
- złożenie wniosku o wykreślenie działalności z CEIDG,
- sporządzenie wymaganego spisu z natury,
- rozliczenie zobowiązań wobec urzędu skarbowego,
- wyrejestrowanie z ZUS oraz, gdy dotyczy, z VAT,
- złożenie oświadczenia o wyborze nowej formy przy ponownym rozpoczęciu działalności.
Nie jest to prosty sposób na optymalizację podatkową. Jeżeli organy podatkowe uznają, że likwidacja była pozorna, a działalność w rzeczywistości była nieprzerwanie kontynuowana, zmiana formy może zostać zakwestionowana. W takiej sytuacji przedsiębiorca może być zobowiązany do skorygowania rozliczeń i dopłaty podatku wraz z odsetkami.
Jak zgłosić zmianę formalnie?
W typowej sytuacji zmianę formy opodatkowania zgłasza się przez aktualizację formularza CEIDG-1. Można to zrobić elektronicznie za pośrednictwem biznes.gov.pl. Wniosek należy złożyć w ustawowym terminie i zachować potwierdzenie jego wysłania.
- Zaloguj się do serwisu biznes.gov.pl i wybierz wniosek o zmianę danych działalności.
- W części dotyczącej formy opłacania podatku dochodowego wskaż wybraną formę.
- Podpisz CEIDG-1 profilem zaufanym, podpisem osobistym albo inną akceptowaną metodą.
- Wyślij wniosek i zachowaj urzędowe poświadczenie odbioru.
W przypadku niektórych form lub rodzajów działalności możliwe jest także złożenie odrębnego oświadczenia naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego. Przedsiębiorca powinien sprawdzić, która droga dotyczy jego sytuacji. Sama aktualizacja danych nie zastępuje spełnienia warunków materialnych, takich jak limit przychodów dla ryczałtu czy brak ustawowych wyłączeń.
Na co uważać?
Nieformalna zmiana nie staje się skuteczna tylko dlatego, że przedsiębiorca zacznie wpłacać zaliczki według innej formy albo wpisze nowy sposób rozliczenia w tytule przelewu. Takie działanie może zostać zakwestionowane i prowadzić do zaległości podatkowej.
Jeżeli termin na wybór formy minął, należy rozliczać się według formy obowiązującej w danym roku, a nie samodzielnie korygować jej w księgach. Wątpliwości dotyczące trwałości likwidacji, ponownego rozpoczęcia działalności albo prawa do ryczałtu warto przed podjęciem decyzji skonsultować z doradcą podatkowym lub księgowym.
Najkrócej: zwykła zmiana w trakcie roku jest niedopuszczalna. Możliwy wybór nowej formy pojawia się przy rozpoczęciu działalności w ustawowym terminie, a wyjątkowo po rzeczywistej likwidacji poprzedniej firmy i jej ponownym otwarciu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przepisy oraz ich interpretacja mogą się zmieniać, dlatego w indywidualnej sprawie należy sprawdzić aktualny stan prawny lub skonsultować się ze specjalistą.
