Jak wyrejestrować się z ZUS po zamknięciu firmy?
Po zamknięciu jednoosobowej działalności gospodarczej nie składasz samodzielnie formularza ZUS ZWPA – informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG trafia do ZUS, który wyrejestrowuje Cię jako płatnika składek. Musisz jednak osobno wyrejestrować siebie, pracowników, osoby współpracujące i zgłoszonych członków rodzin. Na złożenie dokumentów masz 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń.
Co dzieje się automatycznie, a co musisz zrobić sam?
Wniosek CEIDG-1 o wykreślenie działalności przekazuje informację między innymi do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na tej podstawie ZUS sporządza dokument ZUS ZWPA i wyrejestrowuje firmę jako płatnika składek. Płatnik to podmiot zobowiązany do zgłaszania ubezpieczonych i rozliczania za nich składek.
Automatyczne wyrejestrowanie płatnika nie oznacza jednak wyrejestrowania wszystkich osób zgłoszonych do ubezpieczeń. Przedsiębiorca musi zadbać o dokumenty dotyczące siebie, pracowników, osób współpracujących oraz członków rodzin zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego.
Jak wyrejestrować się z ZUS krok po kroku?
- Złóż wniosek CEIDG-1 – podaj faktyczną datę zakończenia wykonywania działalności. Wniosek możesz przekazać elektronicznie, osobiście w urzędzie miasta lub gminy albo wysłać pocztą.
- Sprawdź osoby zgłoszone do ubezpieczeń – uwzględnij siebie, pracowników, osoby współpracujące oraz członków rodzin zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego.
- Przygotuj formularz ZUS ZWUA – służy do wyrejestrowania przedsiębiorcy, pracowników i osób współpracujących z ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego.
- Przygotuj formularz ZUS ZCNA – użyj go do wyrejestrowania członków rodzin z ubezpieczenia zdrowotnego.
- Złóż dokumenty w ciągu 7 dni – termin liczysz od dnia ustania obowiązku ubezpieczeń, czyli co do zasady od dnia faktycznego zakończenia działalności lub ustania ubezpieczenia danej osoby.
- Rozlicz ostatni okres działalności – złóż ostatnią deklarację rozliczeniową i opłać należne składki w zwykłym terminie dla danego płatnika.
Formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA możesz dołączyć do wniosku o wykreślenie działalności w CEIDG albo przekazać bezpośrednio do ZUS. Dokumenty można złożyć elektronicznie, między innymi przez e-Płatnika lub program Płatnik, a także w formie papierowej, jeżeli przepisy pozwalają na taki sposób przekazania.
Jeżeli działalność kończy się w trakcie miesiąca, składki społeczne przedsiębiorcy mogą podlegać rozliczeniu proporcjonalnemu do liczby dni podlegania ubezpieczeniom. Składka zdrowotna jest rozliczana według odrębnych zasad i co do zasady nie dzieli się jej proporcjonalnie za część miesiąca. Wysokość ostatnich należności zależy od formy opodatkowania i aktualnych zasad rozliczeń.
Który formularz wybrać?
| Osoba wyrejestrowywana | Formularz | Uwagi |
|---|---|---|
| Przedsiębiorca, pracownik lub osoba współpracująca | ZUS ZWUA | Wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego albo z ubezpieczeń, którym podlegała dana osoba. |
| Członek rodziny zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego | ZUS ZCNA | Dotyczy członków rodziny przedsiębiorcy, pracownika lub osoby współpracującej. |
| Firma jako płatnik składek | ZUS ZWPA | Przy JDG dokument sporządza ZUS na podstawie danych przekazanych z CEIDG. |
Co grozi za brak wyrejestrowania?
ZUS może nadal naliczać składki, dopóki nie otrzyma informacji o ustaniu ubezpieczenia. Sam fakt, że firma przestała działać, nie zawsze wystarcza do zamknięcia rozliczeń w ZUS. Szczególnie często pomijane jest wyrejestrowanie samego przedsiębiorcy, gdy pracownicy zostali już zgłoszeni na formularzach ZWUA.
Opóźnienie może prowadzić do powstania zaległości, odsetek i konieczności składania wyjaśnień. Jeżeli dokumenty zostaną przekazane po terminie, warto niezwłocznie skontaktować się z ZUS i przedstawić datę faktycznego zakończenia działalności oraz dokumenty potwierdzające wyrejestrowanie. O sposobie rozliczenia zaległości decydują okoliczności konkretnej sprawy.
Po zakończeniu działalności trzeba też opłacić ostatnie należności i przekazać końcową deklarację rozliczeniową. Jeżeli byłeś czynnym podatnikiem VAT, osobnym obowiązkiem może być złożenie formularza VAT-Z oraz rozliczenie towarów i majątku zgodnie z zasadami podatku od towarów i usług.
Lista kontrolna po zamknięciu firmy
Przedsiębiorca zamykający JDG powinien sprawdzić wykonanie następujących czynności:
- Złożenie wniosku CEIDG-1 z prawidłową datą zakończenia działalności.
- Wyrejestrowanie siebie, pracowników i osób współpracujących na formularzu ZUS ZWUA.
- Wyrejestrowanie zgłoszonych członków rodzin na formularzu ZUS ZCNA.
- Złożenie ostatniej deklaracji rozliczeniowej i opłacenie należnych składek.
- Zachowanie potwierdzeń wysłania dokumentów oraz sprawdzenie rozliczeń na koncie ZUS.
Najważniejsze jest rozdzielenie dwóch czynności: CEIDG przekazuje do ZUS informację potrzebną do automatycznego wyrejestrowania płatnika, ale za wyrejestrowanie osób ubezpieczonych odpowiada przedsiębiorca. Formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA złóż w terminie 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń.
Informacje mają charakter ogólny i nie zastępują indywidualnej porady księgowej ani prawnej. W przypadku zaległości lub sporu z ZUS sprawę warto skonsultować z księgowym, doradcą podatkowym lub prawnikiem.
