Kod przyczyny wyrejestrowania ZUS – jak poprawnie wypełnić formularz?

Data publikacji: 2026-07-27

Blok V formularza ZUS ZWUA wypełnia się tylko wtedy, gdy osoba była zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego, a w bloku IV wybrano kod przyczyny wyrejestrowania 100 albo 500. Dokument trzeba złożyć w ciągu 7 dni kalendarzowych, liczonych od dnia następującego po ustaniu zatrudnienia.

Blok IV – jaki kod przyczyny wyrejestrowania wybrać?

Formularz ZUS ZWUA służy do wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń. W bloku IV wskazuje się kod przyczyny wyrejestrowania. Ten kod opisuje ogólną przyczynę ustania tytułu do ubezpieczeń, ale nie zastępuje informacji o trybie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Kod	Nazwa	Kiedy stosować?
100	Ustanie tytułu do ubezpieczeń lub ubezpieczenia	Przy rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, na mocy porozumienia stron albo po upływie okresu, na który została zawarta.
500	Zgon osoby ubezpieczonej	Gdy przyczyną wyrejestrowania jest śmierć ubezpieczonego.
600	Inna przyczyna wyrejestrowania	Na przykład przy zmianie kodu tytułu ubezpieczenia, gdy nie dochodzi do zakończenia stosunku pracy.
800	Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę	W przypadku przejścia zakładu pracy w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy.

Przy zakończeniu zwykłej umowy o pracę najczęściej wybiera się kod 100. Kod 800 dotyczy szczególnej sytuacji przejścia zakładu pracy, a kod 600 nie służy do oznaczania rozwiązania umowy tylko dlatego, że przyczyna jest nietypowa.

Blok V ZUS ZWUA – kiedy go wypełnić?

Blok V opisuje szczegóły rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego. Jego wypełnienie jest wymagane, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

Wyrejestrowywana osoba podlegała ubezpieczeniom jako pracownik albo osoba pozostająca w stosunku służbowym.
Stosunek pracy lub stosunek służbowy ustał.
W bloku IV wybrano kod 100 albo 500.
Informacje o dacie, trybie i podstawie prawnej odpowiadają dokumentom dotyczącym zakończenia zatrudnienia.

Bloku V nie wypełnia się przy kodzie 600 ani 800. Nie dotyczy on także zleceniobiorców, usługobiorców ani osób prowadzących działalność, jeżeli wyrejestrowanie nie wiąże się z ustaniem stosunku pracy.

Data ustania stosunku pracy

W polu dotyczącym daty wpisuje się ostatni dzień trwania stosunku pracy lub stosunku służbowego. Datą wyrejestrowania z ubezpieczeń jest natomiast dzień następny. Jeżeli umowa trwała do 30 czerwca, w ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania wskazuje się 1 lipca, a termin na przekazanie dokumentu upływa po 7 dniach kalendarzowych.

Tryb rozwiązania a wygaśnięcie umowy

W polu trybu rozwiązania wybiera się kod odpowiadający temu, w jaki sposób zakończył się stosunek pracy. Kody zakończone literą R oznaczają rozwiązanie stosunku pracy, natomiast kody zakończone literą W – jego wygaśnięcie.

Przykładowo porozumienie stron oznacza kod 22R, wypowiedzenie przez pracodawcę – 23R, a wypowiedzenie przez pracownika – 24R. Przy wygaśnięciu stosunku pracy z powodu śmierci pracownika stosuje się kod 48W. Zgon nie jest rozwiązaniem umowy, dlatego nie należy wybierać kodu z grupy R.

Strona inicjująca rozwiązanie

Jeżeli umowa została rozwiązana, trzeba wskazać stronę, z której inicjatywy nastąpiło rozwiązanie. Cyfra 1 oznacza pracownika, a cyfra 2 pracodawcę. Tego pola nie wypełnia się przy wygaśnięciu stosunku pracy, ponieważ w takim przypadku żadna ze stron nie składa oświadczenia o rozwiązaniu umowy.

Kod podstawy prawnej w bloku V

Kod podstawy prawnej wskazuje przepis, na podstawie którego doszło do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Nie wybiera się go według ogólnej oceny sytuacji. Powinien odpowiadać rzeczywistemu trybowi zakończenia umowy oraz dokumentom znajdującym się w aktach osobowych.

Kod podstawy	Podstawa prawna	Opis
402	Art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy	Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron.
403	Art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy	Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem przez oświadczenie jednej ze stron.
404	Art. 30 § 1 pkt 3 w związku z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy	Rozwiązanie bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.
407	Art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy	Rozwiązanie umowy po upływie okresu, na który została zawarta.

Przykład: przy porozumieniu stron właściwe będą zwykle kod trybu 22R oraz kod podstawy prawnej 402. Przy wypowiedzeniu przez pracodawcę można zastosować 23R i podstawę 403, o ile nie zachodzi szczególny tryb rozwiązania, dla którego słownik przewiduje inny kod.

Jak wyrejestrować pracownika krok po kroku?

W programie Płatnik albo w systemie kadrowym procedura zazwyczaj przebiega według następującej kolejności:

Wybierz dokument ZUS ZWUA i opcję wyrejestrowania z ubezpieczeń.
Wprowadź dane płatnika oraz osoby wyrejestrowywanej, zgodne z dokumentem zgłoszeniowym.
W bloku IV wpisz kod tytułu ubezpieczenia, datę wyrejestrowania oraz kod przyczyny.
Jeżeli wybrano 100 albo 500 i osoba była pracownikiem, uzupełnij blok V datą, trybem, podstawą prawną oraz stroną inicjującą rozwiązanie.
Sprawdź dokument w programie, podpisz go i przekaż do ZUS w ustawowym terminie.

Niektóre systemy kadrowe uruchamiają przy tej operacji kreator dokumentu ZUS RIA. Dotyczy to sytuacji, w których program wymaga przekazania dodatkowych danych raportowych. Nie zmienia to zasad wyboru kodu przyczyny ani danych w bloku V.

Najczęstsze błędy przy ZUS ZWUA

Najwięcej pomyłek wynika z utożsamiania kodu przyczyny wyrejestrowania z kodem trybu rozwiązania umowy. Kod 100 mówi, że ustał tytuł do ubezpieczeń. Dopiero blok V wskazuje, czy nastąpiło porozumienie stron, wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia czy wygaśnięcie.

Przed wysłaniem dokumentu sprawdź w szczególności:

Czy data wyrejestrowania przypada na dzień następujący po ostatnim dniu zatrudnienia.
Czy zastosowany kod przyczyny odpowiada sytuacji, na przykład 100 przy zakończeniu umowy albo 800 przy przejęciu zakładu pracy.
Czy blok V został wypełniony przy kodzie 100 lub 500, a pozostawiony pusty przy kodzie 600.
Czy kod R albo W oraz kod podstawy prawnej są zgodne z dokumentem rozwiązującym lub potwierdzającym wygaśnięcie umowy.

Za niedopełnienie obowiązku przekazania dokumentów ubezpieczeniowych w terminie może grozić grzywna do 5000 zł. Dlatego termin 7 dni należy liczyć od dnia następującego po ustaniu zatrudnienia, z uwzględnieniem sobót, niedziel i świąt.

Najprostsza zasada jest taka: przy rozwiązaniu umowy o pracę najpierw wybierz w bloku IV kod 100, a następnie w bloku V dopasuj kod R lub W, podstawę prawną i stronę inicjującą. Kod 500 stosuje się przy zgonie ubezpieczonego, a kod 600 nie powoduje obowiązku wypełniania bloku V.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani konsultacji z ZUS.