Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest wdrażany etapami. Duże firmy obejmuje od 1 lutego 2026 r., pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze podmioty korzystające z odroczenia – od 1 stycznia 2027 r.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Termin zależy przede wszystkim od wartości sprzedaży oraz od tego, czy firma mieści się w limicie przewidzianym dla najmniejszych podatników. Harmonogram przedstawia się następująco:

KSeF jest systemem Ministerstwa Finansów służącym do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Taka faktura ma format XML zgodny ze strukturą logiczną systemu. Zwykły plik PDF nie jest fakturą ustrukturyzowaną.

Kogo dotyczą poszczególne terminy?

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników, których wartość sprzedaży brutto, czyli wraz z VAT, przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Jest to próg dotyczący łącznej wartości sprzedaży, a nie samego dochodu, zysku ani wartości faktur wystawionych w jednym miesiącu.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje pozostałych podatników, w tym przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółki oraz podatników zwolnionych z VAT. Sam status podatnika VAT nie przesądza jednak o tym, że każda faktura musi trafić do KSeF. Znaczenie ma także rodzaj transakcji i ewentualne wyłączenie ustawowe.

Najmniejsi podatnicy mogą korzystać z odroczenia do 1 stycznia 2027 r., jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł. Odroczenie dotyczy wystawiania faktur. Nie zwalnia z odbierania faktur zakupowych w KSeF, jeśli kontrahent prześle je za pośrednictwem systemu.

Przykładowo, mikroprzedsiębiorca może do końca 2026 r. wystawiać własne faktury poza KSeF, jeżeli mieści się w limicie. Jeżeli jednak dostawca wystawi mu fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, przedsiębiorca powinien odebrać ją w systemie.

Kiedy KSeF nie jest obowiązkowy?

Ustawa o VAT przewiduje wyłączenia dotyczące określonych podatników, transakcji i dokumentów. Najważniejsze przypadki to:

• Faktury B2C wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
• Bilety pełniące funkcję faktury, w tym bilety za przejazd autostradą płatną.
• Niektóre dokumenty dotyczące przewozu osób oraz kontroli i nadzoru ruchu lotniczego.
• Faktury związane z procedurami szczególnymi OSS i IOSS.
• Faktury wystawiane przez podmioty bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.

Podmiot zagraniczny nie musi korzystać z KSeF tylko dlatego, że prowadzi sprzedaż na rzecz polskiego kontrahenta. Inne zasady mogą dotyczyć polskiego przedsiębiorcy wystawiającego fakturę dla zagranicznego nabywcy. W takim przypadku dokument może wymagać przekazania kontrahentowi poza systemem, na przykład w formie uzgodnionej z nim elektronicznej wizualizacji.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Przygotowanie warto zacząć od ustalenia, która data dotyczy firmy. Sprawdź wartość sprzedaży brutto osiągniętej w 2024 r. oraz miesięczną sprzedaż dokumentowaną fakturami. Nie należy utożsamiać limitu 200 mln zł z przychodem netto ani z dochodem przedsiębiorstwa.

Następnie sprawdź, czy używany program księgowy lub fakturowy obsługuje KSeF i faktury ustrukturyzowane w wymaganym formacie. Program powinien umożliwiać wysyłanie faktur, odbieranie dokumentów zakupowych oraz monitorowanie ich statusu.

Trzeba też uporządkować uprawnienia. W jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel zwykle uwierzytelnia się profilem zaufanym, mObywatelem lub podpisem kwalifikowanym. W spółce można użyć kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeżeli spółka jej nie ma, do wyznaczenia pierwszej osoby uprawnionej służy formularz ZAW-FA.

Warto wcześniej ustalić także sposób działania w razie problemów technicznych. W trybie Offline24 faktura może zostać wystawiona poza systemem i przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Przy oficjalnej awarii systemu termin na przekazanie dokumentów wynosi co do zasady 7 dni roboczych od jej zakończenia. Certyfikat KSeF może być potrzebny do obsługi faktur w trybach offline i do oznaczania ich kodami QR.

Najważniejsze jest rozdzielenie dwóch obowiązków: wystawiania faktur w KSeF oraz odbierania faktur z systemu. Firma korzystająca z odroczenia może jeszcze wystawiać własne faktury poza KSeF, ale nadal powinna odbierać dokumenty zakupowe, które kontrahenci umieścili w systemie.

Gdzie sprawdzać aktualne informacje?

Daty i zasady wdrożenia mogą być doprecyzowywane w przepisach oraz komunikatach administracji skarbowej. Aktualnych informacji należy szukać przede wszystkim na portalu podatki.gov.pl, w komunikatach Ministerstwa Finansów, w ustawie o VAT i w Dzienniku Ustaw. Dla konkretnej firmy szczególnie ważne są trzy daty: 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. oraz 1 stycznia 2027 r.