Pełna księgowość – co to jest i na czym polega?
Pełna księgowość to prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości. Obejmuje szczegółową ewidencję wszystkich operacji gospodarczych, działa według zasady podwójnego zapisu i wymaga między innymi polityki rachunkowości, zakładowego planu kont oraz sporządzania sprawozdań finansowych.
Czym jest pełna księgowość?
Pełna księgowość, nazywana także księgami rachunkowymi, jest najbardziej szczegółowym systemem ewidencji zdarzeń gospodarczych w firmie. Każda operacja, która wpływa na majątek, zobowiązania, przychody lub koszty jednostki, musi zostać ujęta na podstawie odpowiedniego dowodu księgowego.
Jej fundamentem jest zasada podwójnego zapisu. Oznacza ona, że operacja gospodarcza jest ujmowana co najmniej na dwóch kontach, po stronie Wn i Ma, z zachowaniem tej samej kwoty. Dzięki temu można kontrolować zgodność zapisów oraz uzyskać szczegółowy obraz aktywów, pasywów, przychodów i kosztów.
Pełna księgowość nie jest formą opodatkowania. Firma prowadząca księgi rachunkowe może rozliczać podatek dochodowy na zasadach przewidzianych dla jej formy prawnej i statusu podatkowego. O tym, czy trzeba prowadzić pełną księgowość, decyduje przede wszystkim forma działalności oraz spełnienie warunków określonych w Ustawie o rachunkowości.
Pełna a uproszczona księgowość – czym się różnią?
Księgowość uproszczona obejmuje między innymi podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Zakres ewidencji jest w niej mniejszy, a dane służą przede wszystkim do rozliczeń podatkowych. Pełne księgi pokazują natomiast szerszą sytuację ekonomiczną jednostki.
| Cecha | Pełna księgowość | Księgowość uproszczona |
|---|---|---|
| Wymagana dokumentacja | Dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz. | KPiR, ewidencja przychodów lub inne ewidencje wymagane dla danej formy rozliczeń. |
| Stopień skomplikowania | Szczegółowa ewidencja zgodna z zasadami rachunkowości i planem kont. | Mniejszy zakres zapisów i obowiązków ewidencyjnych. |
| Sprawozdawczość | Obejmuje sprawozdanie finansowe, w tym bilans oraz rachunek zysków i strat. | Zwykle ogranicza się do rozliczeń podatkowych i wymaganych ewidencji. |
| Koszty obsługi | Zwykle wyższe ze względu na zakres pracy i wymaganą dokumentację. | Zwykle niższe przy prostej strukturze działalności. |
| Dla kogo | Dla podmiotów zobowiązanych ustawowo oraz tych, które wybiorą ten system dobrowolnie. | Dla podmiotów spełniających warunki ustawowe do korzystania z uproszczonych rozliczeń. |
Pełne księgi dostarczają bardziej szczegółowych danych do analizy rentowności, majątku, należności i zobowiązań. Większy zakres informacji oznacza jednak rozbudowaną dokumentację oraz konieczność stosowania procedur rachunkowych.
Kto musi prowadzić pełną księgowość?
Obowiązek wynika z Ustawy o rachunkowości. Niektóre podmioty muszą prowadzić księgi rachunkowe niezależnie od wysokości przychodów, a w przypadku innych decyduje przekroczenie ustawowego limitu.
Do podmiotów zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości należą w szczególności:
- Spółki kapitałowe – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne, niezależnie od wysokości przychodów.
- Wybrane spółki osobowe – między innymi spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne.
- Osoby fizyczne i określone spółki osób fizycznych – po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów.
- Jednostki sektora finansowego – między innymi banki, zakłady ubezpieczeń, fundusze inwestycyjne i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe.
- Jednostki samorządowe i budżetowe – w tym gminy, powiaty, województwa oraz ich jednostki organizacyjne.
- Oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych oraz niektóre jednostki otrzymujące dotacje lub subwencje.
Dla osób fizycznych prowadzących działalność, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich znaczenie ma limit przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Zgodnie z założeniem przyjętym w tym opracowaniu wynosi on 2 mln euro. Kwotę przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy.
Przekroczenie limitu w jednym roku oznacza obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych od początku kolejnego roku obrotowego. Ponieważ próg i jego złotowa równowartość mogą zmieniać się wskutek przepisów oraz kursu walut, przed podjęciem decyzji trzeba sprawdzić aktualny stan prawny.
Pełną księgowość można też wybrać dobrowolnie, nawet gdy przedsiębiorca nie przekroczył limitu i nie należy do grupy objętej obowiązkiem. Taki wybór może być uzasadniony potrzebą szczegółowej analizy finansowej, wymaganiami inwestora albo planowanym rozwojem firmy.
Co wchodzi w skład pełnej księgowości?
Księgi rachunkowe są zbiorem powiązanych ewidencji. Każda z nich pełni inną funkcję:
- Dziennik – ujmuje operacje gospodarcze chronologicznie, zgodnie z datą ich wystąpienia i na podstawie dowodów księgowych.
- Księga główna – przedstawia operacje w układzie systematycznym, na kontach syntetycznych.
- Księgi pomocnicze – uszczegóławiają zapisy księgi głównej, na przykład dla kontrahentów, pracowników, środków trwałych, zakupów lub kosztów.
- Zestawienia obrotów i sald – służą do kontroli zgodności zapisów oraz pokazują obroty i salda kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
- Inwentarz – obejmuje wykaz składników aktywów i pasywów, sporządzany w przypadkach określonych w przepisach.
W ramach pełnej księgowości jednostka sporządza także sprawozdanie finansowe, którego podstawowymi elementami są bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Zakres sprawozdania zależy między innymi od rodzaju i wielkości jednostki.
Jak wdrożyć pełną księgowość?
Przejście na księgi rachunkowe wymaga uporządkowania zasad ewidencji i danych początkowych. Najważniejsze czynności obejmują:
- Opracowanie polityki rachunkowości – trzeba określić między innymi rok obrotowy, metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego.
- Utworzenie zakładowego planu kont – plan wskazuje konta syntetyczne i analityczne stosowane w jednostce.
- Opisanie obiegu dokumentów i sposobu przetwarzania danych – zasady powinny zapewniać kompletność, trwałość i możliwość sprawdzenia zapisów.
- Wybór oprogramowania lub organizacji obsługi księgowej – można prowadzić księgi własnymi siłami, zlecić je biuru rachunkowemu albo korzystać z systemu księgowego dostosowanego do pełnych ksiąg.
- Sporządzenie inwentaryzacji początkowej – należy ustalić stan aktywów i pasywów na moment rozpoczęcia prowadzenia ksiąg.
Najważniejsza różnica między pełną a uproszczoną księgowością polega na zakresie informacji i zasad ewidencji. Pełne księgi nie są dodatkowym podatkiem ani osobną formą opodatkowania, lecz systemem rachunkowości wymaganym dla określonych podmiotów lub wybranym dobrowolnie przez przedsiębiorcę.
Informacje o limitach i obowiązkach rachunkowych mogą zmieniać się wskutek nowelizacji przepisów. Przed rozpoczęciem lub zmianą sposobu prowadzenia ksiąg należy sprawdzić aktualne brzmienie Ustawy o rachunkowości albo skonsultować sytuację z księgowym lub doradcą podatkowym.
