Ponowne zatrudnienie pracownika po przejściu na emeryturę – dokumenty

Ponowne zatrudnienie emeryta wymaga wcześniejszego rozwiązania poprzedniego stosunku pracy. Dla celów emerytalnych potrzebna jest co najmniej jednodniowa przerwa, a następnie złożenie wniosku do ZUS. Przy powrocie do pracy w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego zatrudnienia pracodawca może kontynuować akta osobowe, jeżeli wcześniejsza umowa była zawarta po 1 stycznia 2019 r. Po upływie tego okresu trzeba założyć nową dokumentację.

Jakie dokumenty są potrzebne przy ponownym zatrudnieniu emeryta?

Najpierw należy formalnie zakończyć dotychczasową umowę o pracę. Samo przejście na emeryturę nie powoduje automatycznego ustania zatrudnienia. Rozwiązanie stosunku pracy jest istotne także dla ZUS, ponieważ osoba ubiegająca się o emeryturę co do zasady musi zakończyć zatrudnienie, aby świadczenie mogło zostać przyznane i wypłacane.

Po przerwie strony mogą zawrzeć nową umowę o pracę. Może to być umowa na czas nieokreślony albo na czas określony. Do dokumentacji należą przede wszystkim nowa umowa, dokumenty wymagane od każdego pracownika oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. Nie wszystkie zaświadczenia trzeba jednak pobierać ponownie, jeżeli znajdują się już w aktach osobowych i można je wykorzystać przy kontynuowaniu dokumentacji.

Czy trzeba zakładać nowe akta osobowe?

Decydujące znaczenie ma data zakończenia poprzedniego stosunku pracy oraz to, kiedy zawarto wcześniejszą umowę. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może kontynuować dokumentację pracowniczą, jeżeli ponownie zatrudni byłego pracownika w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego zatrudnienia. Zasada ta dotyczy stosunków pracy nawiązanych po 1 stycznia 2019 r.

Jeżeli ponowne zatrudnienie następuje w ciągu 10 lat, pracodawca nie powinien automatycznie tworzyć drugiego kompletu akt. W kontynuowanej dokumentacji umieszcza się nowe dokumenty związane z kolejnym zatrudnieniem, zachowując ciągłość akt osobowych.

Przy kontynuacji akt nie ma potrzeby ponownego pobierania dokumentów, które nadal zachowują aktualność i są już w dokumentacji pracownika:

• potwierdzenia kwalifikacji, jeżeli nadal odpowiadają wymaganiom stanowiska,
• danych i dokumentów znajdujących się już w części A, B lub C akt osobowych,
• informacji o przebiegu wcześniejszego zatrudnienia u tego samego pracodawcy,
• dokumentów dotyczących uprawnień pracowniczych, jeżeli nie zmieniły się okoliczności, których dotyczą.

Nie oznacza to jednak zwolnienia z obowiązku aktualizacji dokumentacji. Pracodawca powinien zebrać nowe oświadczenia i zaświadczenia, jeżeli wymagają tego aktualne przepisy, rodzaj pracy albo zmiana warunków zatrudnienia.

Jakie formalności trzeba wykonać krok po kroku?

Procedura powrotu emeryta do pracy obejmuje kilka odrębnych czynności po stronie pracownika i pracodawcy:

1. Rozwiązanie poprzedniej umowy – zatrudnienie powinno zakończyć się przed złożeniem wniosku emerytalnego.
2. Złożenie wniosku do ZUS – pracownik składa dokumenty potrzebne do ustalenia prawa do emerytury. Dla zachowania wymogu rozwiązania zatrudnienia powinna wystąpić co najmniej jednodniowa przerwa.
3. Zawarcie nowej umowy o pracę – po zakończeniu poprzedniego stosunku pracy strony ustalają rodzaj umowy, stanowisko, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie.
4. Ustalenie właściwego sposobu prowadzenia akt – kadry sprawdzają, czy można kontynuować dotychczasową dokumentację, czy trzeba założyć nowe akta.
5. Zgłoszenie pracownika do ZUS – pracodawca dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń, jeżeli wynika to z rodzaju zawartej umowy i podlegania ubezpieczeniom.

Przy ponownym zatrudnieniu na tym samym stanowisku trzeba także sprawdzić aktualność badań lekarskich oraz ocenę ryzyka zawodowego. Możliwość odstąpienia od wstępnych badań zależy między innymi od przerwy między umowami, rodzaju stanowiska i warunków pracy. Nie dotyczy to prac szczególnie niebezpiecznych.

Czy emeryta dotyczą limity umów terminowych?

Tak. Status emeryta nie wyłącza ogólnych zasad prawa pracy. Przy umowach na czas określony co do zasady obowiązuje limit 33 miesięcy oraz 3 umów zawartych między tymi samymi stronami. Przy ustalaniu limitów trzeba uwzględnić wcześniejsze umowy terminowe, a nie tylko tę zawartą po przejściu na emeryturę.

Jeżeli potrzeba zatrudnienia ma charakter stały, strony mogą zawrzeć umowę na czas nieokreślony. Jeżeli praca ma trwać przez z góry określony czas, umowa terminowa powinna mieścić się w ustawowych limitach.

Sam fakt, że pracownik pobiera emeryturę, nie jest obiektywną przyczyną uzasadniającą pominięcie limitu 33 miesięcy i 3 umów.

Wyjątek może wynikać z rzeczywistych, obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, na przykład czasowego projektu, sezonowego wzrostu zadań albo potrzeby przekazania obowiązków następcy. Przyczyna powinna być konkretna, rzeczywista i związana z okresowym zapotrzebowaniem firmy.

Pracodawca korzystający z tego wyjątku powinien wskazać przyczynę w dokumentacji oraz zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy. Brak rzeczywistego uzasadnienia albo niedopełnienie obowiązku zawiadomienia może prowadzić do zakwestionowania zastosowanego wyjątku i odpowiedzialności wykroczeniowej.

O czym pamiętać przy ponownym zatrudnieniu?

Najpierw trzeba prawidłowo zakończyć poprzednie zatrudnienie i zachować wymaganą przerwę. Następnie należy sprawdzić datę zakończenia wcześniejszej umowy, ponieważ od niej zależy możliwość kontynuowania akt osobowych. Przed podpisaniem umowy terminowej trzeba także przeanalizować wcześniejsze umowy zawarte z pracownikiem i limity 33/3.

Najważniejsze jest to, że emeryt podlega tym samym podstawowym zasadom zatrudnienia co inni pracownicy. Różnica dotyczy przede wszystkim formalności związanych z uzyskaniem świadczenia oraz prawidłowego poinformowania ZUS o ponownym podjęciu pracy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku nietypowej historii zatrudnienia, wątpliwości dotyczących dokumentacji lub zastosowania wyjątku od limitów umów terminowych warto skonsultować sprawę ze specjalistą prawa pracy.