VAT-23 – kiedy składamy deklarację?

Informację VAT-23 składa się co do zasady w terminie 14 dni od powstania obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia środka transportu. Termin ten nie biegnie od daty rejestracji pojazdu. Rejestracja w Polsce albo zamiar użytkowania pojazdu bez rejestracji powodują obowiązek złożenia VAT-23, ale nie przesuwają terminu zapłaty podatku.

Kiedy powstaje obowiązek złożenia VAT-23?

VAT-23 jest informacją o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środka transportu. Obowiązek dotyczy transakcji WNT, czyli nabycia towaru z innego państwa Unii Europejskiej, gdy pojazd ma być związany z użytkowaniem w Polsce.

Formularz składa się, gdy łącznie występują następujące okoliczności:

• Przedmiotem nabycia jest nowy albo inny środek transportu.
• Transakcja spełnia warunki wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.
• Nabywca zamierza zarejestrować pojazd na terytorium Polski.
• Jeżeli pojazd nie podlega rejestracji, będzie użytkowany w Polsce.

W przypadku używanego samochodu znaczenie ma także sposób opodatkowania sprzedaży. Zakup objęty procedurą VAT-marża co do zasady nie tworzy WNT, a więc nie powoduje obowiązku złożenia VAT-23 na zasadach opisanych powyżej.

Od jakiej daty liczy się 14 dni?

Termin zapłaty podatku wynosi 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego. Przy WNT obowiązek ten najczęściej powstaje z chwilą wystawienia faktury przez unijnego dostawcę. Jeżeli faktura nie została wystawiona w terminie, stosuje się ustawową granicę przypadającą najpóźniej na 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy.

W przypadku nowego środka transportu moment powstania obowiązku podatkowego ustala się od dnia otrzymania pojazdu, jednak nie później niż z chwilą wystawienia faktury. Przy innym środku transportu, w tym typowym używanym samochodzie, zasadnicze znaczenie ma data wystawienia faktury, z uwzględnieniem ustawowego terminu granicznego.

Za nowy środek transportu uznaje się między innymi pojazd, który przejechał nie więcej niż 6000 km lub od momentu dopuszczenia go do użytku minęło nie więcej niż 6 miesięcy. Wystarczy spełnienie jednego z tych warunków.

Rejestracja pojazdu nie przesuwa terminu

Najczęstszy błąd polega na utożsamianiu daty rejestracji z datą powstania obowiązku podatkowego. Tymczasem rejestracja jest przesłanką, która powoduje konieczność zastosowania procedury VAT-23. Nie zmienia jednak daty, w której powstał obowiązek podatkowy z tytułu WNT.

Jeżeli faktura została wystawiona 10 grudnia, a samochód zarejestrowano dopiero 20 grudnia, 14-dniowy termin liczy się od daty właściwej dla obowiązku podatkowego, a nie od rejestracji. Gdy rejestracja nastąpi kilka miesięcy później, nie oznacza to, że termin zapłaty rozpoczyna się dopiero wtedy.

Opóźnienie rejestracji nie pozwala legalnie odroczyć zapłaty VAT. Stanowisko to zostało potwierdzone w interpretacji Dyrektora KIS z 9 maja 2025 r. Organ wskazał, że późniejsza decyzja o rejestracji nie wpływa na termin zapłaty podatku wynikający z WNT.

Ustawa o VAT nie wskazuje osobnego, sztywnego terminu złożenia samego druku VAT-23. W praktyce informację należy złożyć najpóźniej w terminie zapłaty podatku, czyli w ciągu 14 dni od powstania obowiązku podatkowego. Niedotrzymanie terminu zapłaty może oznaczać konieczność uregulowania odsetek za zwłokę.

Jak dopełnić formalności?

Po zakupie środka transportu z innego państwa UE kolejność czynności powinna wyglądać następująco:

1. Ustal, czy transakcja jest WNT i czy pojazd będzie rejestrowany lub użytkowany w Polsce.
2. Ustal moment powstania obowiązku podatkowego na podstawie faktury, daty otrzymania pojazdu i ustawowego terminu granicznego.
3. Oblicz należny VAT i wpłać go na rachunek właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni.
4. Złóż informację VAT-23 wraz z kopią faktury potwierdzającej nabycie środka transportu.

Podatnik powinien zachować także dokumenty pozwalające ustalić dane pojazdu i prawidłowo obliczoną kwotę podatku. Samo złożenie VAT-23 nie zastępuje rozliczenia WNT w odpowiedniej ewidencji i deklaracji podatkowej.

Najważniejsza zasada jest prosta: najpierw ustalasz datę powstania obowiązku podatkowego, następnie liczysz 14 dni na zapłatę VAT i w tym terminie składasz VAT-23. Późniejsza rejestracja pojazdu nie rozpoczyna biegu tego terminu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku nietypowej transakcji, korekty faktury lub zmiany przeznaczenia pojazdu sposób rozliczenia warto potwierdzić z doradcą podatkowym.