ZUS ZWPA – kiedy składać ten dokument?
W większości przypadków osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie składa samodzielnie formularza ZUS ZWPA przy zamykaniu firmy. Po przekazaniu wniosku CEIDG-1 informacja o zaprzestaniu działalności trafia do ZUS, który na tej podstawie wyrejestrowuje płatnika składek. Przedsiębiorca musi jednak pamiętać o wyrejestrowaniu osób ubezpieczonych, między innymi na formularzu ZUS ZWUA.
Kto musi, a kto nie musi składać ZUS ZWPA?
ZUS ZWPA służy do wyrejestrowania płatnika składek. To nie jest ten sam dokument co ZUS ZWUA, który wyrejestrowuje konkretną osobę z ubezpieczeń.
| Typ działalności | Sytuacja | Czy składasz ZUS ZWPA? |
|---|---|---|
| JDG | Likwidacja firmy przez CEIDG-1 | Nie. ZUS sporządza dokument na podstawie danych z CEIDG. |
| JDG | Działalność nadal trwa, ale przedsiębiorca przestaje zgłaszać inne osoby do ubezpieczeń | Tak, jeżeli nie działa automatyczny mechanizm przekazania danych. |
| Spółka, fundacja lub stowarzyszenie | Zakończenie działalności albo wyrejestrowanie ostatniej osoby, za którą składano dokumenty | Najczęściej tak, zgodnie z zasadami właściwymi dla danego podmiotu. |
| Wspólnik spółki zarejestrowanej w KRS | Zawieszenie albo zakończenie działalności spółki | Tak, jeżeli jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia. |
Najważniejsza zasada jest więc prosta: zamknięcie JDG zgłoszone przez CEIDG-1 nie oznacza konieczności składania przez przedsiębiorcę dodatkowego ZUS ZWPA. Inaczej może być w przypadku spółek i innych podmiotów, a także wtedy, gdy firma nadal istnieje, lecz przestaje być płatnikiem składek za inne osoby.
Kiedy trzeba złożyć ZUS ZWPA samodzielnie?
Obowiązek może powstać wtedy, gdy działalność nie zostaje zlikwidowana, ale płatnik przestaje zgłaszać do ubezpieczeń kogokolwiek poza sobą albo nie ma już żadnych osób, za które rozlicza składki. Typowy przykład to spółka, która kończy współpracę z ostatnim zleceniobiorcą, lecz nadal prowadzi działalność.
W takiej sytuacji po wyrejestrowaniu ostatniego zleceniobiorcy lub pracownika płatnik składa ZUS ZWPA. Przyczyna wyrejestrowania może być oznaczona kodem 350, który dotyczy wyrejestrowania z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą płatnik składał dokumenty ubezpieczeniowe.
Jeżeli formularz jest wymagany, należy przekazać go do ZUS w ciągu 7 dni od dnia ustania obowiązku ubezpieczeń. W przypadku wspólników spółek wpisanych do KRS dokument może być przekazany za pośrednictwem sądu rejestrowego albo złożony bezpośrednio do ZUS, zgodnie z dostępnym kanałem obsługi.
Uwaga: ZUS ZWPA wyrejestrowuje płatnika składek. Nie zastępuje wyrejestrowania pracowników, zleceniobiorców ani samego przedsiębiorcy z ubezpieczeń.
Jak postępować przy likwidacji firmy?
Przy zamykaniu działalności trzeba rozdzielić dwa działania: zgłoszenie zakończenia działalności oraz wyrejestrowanie osób ubezpieczonych. W przypadku JDG procedura zwykle wygląda następująco:
- Złóż wniosek CEIDG-1 z datą ostatniego dnia prowadzenia działalności.
- Sprawdź dokumenty ubezpieczeniowe dotyczące siebie, pracowników i zleceniobiorców.
- Złóż ZUS ZWUA dla osób, które podlegały ubezpieczeniom, w tym dla siebie, jeśli działalność była dla Ciebie tytułem do ubezpieczeń.
- Złóż ZUS ZCNA, jeżeli do ubezpieczenia zdrowotnego zgłoszeni byli członkowie rodziny.
- Przekaż ostatnie dokumenty rozliczeniowe i opłać składki w zwykłym terminie obowiązującym dla danego płatnika.
Po otrzymaniu danych z CEIDG Zakład Ubezpieczeń Społecznych sporządza ZUS ZWPA za przedsiębiorcę. Nie ma potrzeby dublować tej czynności własnym formularzem, o ile wyrejestrowanie zostało prawidłowo przekazane w ramach procedury CEIDG.
O jakich dokumentach jeszcze pamiętać?
Samo wyrejestrowanie płatnika nie zamyka wszystkich formalności w ZUS. Przy likwidacji lub zakończeniu zatrudnienia sprawdź przede wszystkim:
- ZUS ZWUA – wyrejestrowanie przedsiębiorcy, pracownika, zleceniobiorcy lub osoby współpracującej z ubezpieczeń.
- ZUS ZCNA – wyrejestrowanie członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego.
- ZUS DRA – rozliczenie składek za ostatni miesiąc prowadzenia działalności, jeśli obowiązek złożenia deklaracji nadal występuje.
- ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika, gdy nie zostanie wykonane automatycznie na podstawie CEIDG, KRS lub właściwego zgłoszenia.
W praktyce przedsiębiorca zamykający JDG powinien skupić się przede wszystkim na poprawnym zgłoszeniu CEIDG-1, dokumentach ZWUA i ewentualnym ZCNA. ZUS ZWPA przy likwidacji JDG jest zazwyczaj sporządzany automatycznie przez ZUS, więc nie trzeba składać go ponownie.
