Jak wygląda umowa zlecenie? Najważniejsze informacje
Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna uregulowana w art. 734–751 Kodeksu cywilnego. Zleceniobiorca zobowiązuje się w niej do wykonywania określonych czynności z należytą starannością, ale co do zasady nie odpowiada za osiągnięcie konkretnego rezultatu. Najważniejszą różnicą względem umowy o pracę jest brak podporządkowania służbowego.
Czym jest umowa zlecenie?
Stronami umowy są zleceniodawca, czyli podmiot powierzający wykonanie czynności, oraz zleceniobiorca, który przyjmuje zlecenie. Umowa może dotyczyć zarówno czynności prawnych, jak i usług faktycznych. Do umów o świadczenie usług nieuregulowanych odrębnymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.
Jest to umowa starannego działania. Oznacza to, że zleceniobiorca powinien rzetelnie wykonywać uzgodnione czynności i stosować należytą staranność. Nie gwarantuje jednak określonego efektu końcowego, jak ma to miejsce przy umowie o dzieło. W treści dokumentu trzeba więc opisać zakres czynności, sposób rozliczenia oraz zasady współpracy.
Co powinna zawierać umowa zlecenie?
Przepisy nie wymagają co do zasady formy pisemnej, ale dokument sporządzony na piśmie ułatwia udowodnienie ustaleń. Umowę zwykle przygotowuje się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej strony. Powinny znaleźć się w niej co najmniej:
- Dane stron – nazwa, adres i dane identyfikacyjne zleceniodawcy oraz imię, nazwisko, adres i dane zleceniobiorcy.
- Data i miejsce zawarcia umowy – a także data rozpoczęcia i zakończenia współpracy, jeśli umowa jest zawarta na czas określony.
- Przedmiot zlecenia – dokładny opis czynności, które ma wykonywać zleceniobiorca.
- Wynagrodzenie – jego wysokość lub stawka godzinowa, termin oraz sposób wypłaty.
- Zasady wykonywania zlecenia – w tym sposób potwierdzania godzin, korzystanie z narzędzi, ewentualne koszty i możliwość zastępstwa.
- Podpisy obu stron – potwierdzające akceptację uzgodnionych warunków.
Strony mogą też uregulować między innymi poufność, przeniesienie praw autorskich, kary umowne, zwrot wydatków, zasady korzystania z mienia zleceniodawcy oraz sposób zakończenia współpracy.
Umowa zlecenie a umowa o pracę
Sama nazwa dokumentu nie przesądza o jego charakterze. Jeżeli współpraca w praktyce odbywa się pod kierownictwem zleceniodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz osobiście, może zostać uznana za stosunek pracy. Przy ocenie bierze się pod uwagę rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków, a nie tylko treść umowy.
| Cecha | Umowa zlecenie | Umowa o pracę |
|---|---|---|
| Podporządkowanie | Zleceniobiorca powinien mieć większą swobodę w organizacji czynności. Bieżące kierownictwo może wskazywać na stosunek pracy. | Pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy. |
| Czas wykonywania | Strony mogą ustalić ramy czasowe, ale stałe godziny narzucone przez zleceniodawcę zwiększają ryzyko zakwalifikowania relacji jako etatu. | Pracodawca określa rozkład i wymiar czasu pracy zgodnie z przepisami prawa pracy. |
| Miejsce wykonywania | Może zostać uzgodnione, lecz nie powinno służyć odtworzeniu typowej organizacji pracy etatowej. | Miejsce pracy wynika z umowy i poleceń pracodawcy. |
| Urlop | Zleceniobiorcy nie przysługuje ustawowy urlop wypoczynkowy. Strony mogą ustalić przerwę w wykonywaniu usług. | Pracownik nabywa prawo do płatnego urlopu na zasadach określonych w Kodeksie pracy. |
| Narzędzia | Strony ustalają, kto zapewnia sprzęt i materiały. | Co do zasady narzędzia i materiały zapewnia pracodawca. |
Minimalna stawka, godziny i ZUS
Jeżeli zlecenie jest wykonywane na rzecz przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej w ramach jej działalności, w wielu przypadkach obowiązuje minimalna stawka godzinowa. W 2026 roku wynosi ona 31,40 zł brutto za godzinę. Dotyczy między innymi osób fizycznych oraz niektórych osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Wynagrodzenie ustalone miesięcznie lub ryczałtowo również trzeba przeliczyć na liczbę godzin wykonania zlecenia. Nie może ono w przeliczeniu spaść poniżej ustawowego minimum, jeżeli przepisy o minimalnej stawce mają zastosowanie. Ustawa przewiduje wyjątki, dlatego przed przyjęciem innego sposobu rozliczenia trzeba sprawdzić konkretny przypadek.
Umowa powinna określać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Może to być karta godzin, raport, zestawienie do rachunku, wiadomość e-mail albo system elektroniczny. Dokumenty dotyczące sposobu potwierdzania godzin i ich liczby należy przechowywać przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.
Najczęściej potwierdzenie godzin powinno trafić do zleceniodawcy przed terminem wypłaty. Jeżeli umowa nie określa tej procedury, zleceniobiorca przekazuje informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej.
Umowa zlecenie może być tytułem do ubezpieczeń społecznych. Zleceniodawca jako płatnik zgłasza zleceniobiorcę do ZUS w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Zakres składek zależy między innymi od statusu zleceniobiorcy i zbiegu innych tytułów do ubezpieczeń. Ustawowe wyjątki obejmują przykładowo uczniów i studentów do ukończenia 26. roku życia, jeżeli spełniają wymagane warunki.
Ubezpieczenie chorobowe zleceniobiorcy jest dobrowolne. Osoba, która do niego przystąpi, może uzyskać prawo do świadczeń po spełnieniu warunków, w tym po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia.
Czy zleceniobiorca musi wykonać zlecenie osobiście?
Zasadą jest osobiste wykonanie zlecenia. Powierzenie czynności innej osobie jest możliwe, gdy wynika z umowy, zwyczaju albo zleceniobiorca został do tego zmuszony przez okoliczności. O zastępcy należy niezwłocznie poinformować zleceniodawcę.
Jeżeli zastępca został wybrany zgodnie z tymi zasadami, zleceniobiorca odpowiada przede wszystkim za brak należytej staranności przy jego wyborze. Umowa może jednak rozszerzać tę odpowiedzialność. Warto opisać zasady zastępstwa wprost, zwłaszcza gdy charakter zlecenia wymaga określonych kwalifikacji.
Jak zakończyć umowę zlecenie?
Każda ze stron może wypowiedzieć umowę zlecenie w każdym czasie. Umowa może określać termin wypowiedzenia, sposób przekazania oświadczenia oraz zasady rozliczenia wykonanych czynności. Nie można jednak z góry wyłączyć ani ograniczyć prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów.
Po wypowiedzeniu zleceniodawca powinien rozliczyć uzasadnione wydatki i część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczas wykonanym czynnościom. Jeżeli odpłatne zlecenie zostało wypowiedziane bez ważnego powodu, strona wypowiadająca może odpowiadać za powstałą szkodę. Z tego względu wypowiedzenie najlepiej sporządzić na piśmie i wskazać datę zakończenia oraz sposób rozliczenia.
Przed podpisaniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy zakres i sposób wykonywania czynności rzeczywiście odpowiadają umowie cywilnoprawnej. Jeżeli zleceniobiorca ma pracować stale pod kierownictwem, w wyznaczonych godzinach i miejscu, sama nazwa umowy nie wyeliminuje ryzyka uznania współpracy za stosunek pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji umowy, składek lub obowiązków stron warto skonsultować się z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
