Jak napisać umowę o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) powinna precyzyjnie wskazywać chronione informacje, zakres obowiązków, czas trwania ochrony i konsekwencje naruszenia. Sama ogólna deklaracja zachowania tajemnicy zwykle nie wystarczy. Forma pisemna nie zawsze jest warunkiem ważności umowy, ale znacznie ułatwia późniejsze udowodnienie jej treści i dochodzenie roszczeń.

Po co zawierać NDA?

Umowa o zachowaniu poufności, czyli NDA (Non-Disclosure Agreement), zabezpiecza know-how, dane handlowe, informacje technologiczne i wewnętrzne procedury firmy. Może mieć charakter jednostronny, gdy tylko jedna strona przekazuje poufne dane, albo wzajemny, gdy obie strony wymieniają się informacjami.

Podstawę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi między innymi art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ochrona ustawowa dotyczy informacji nieujawnionych publicznie, mających wartość gospodarczą, jeżeli przedsiębiorca podjął działania w celu zachowania ich poufności. NDA porządkuje te zasady i pokazuje, że strony wiedziały, jakie dane wymagają ochrony.

W przypadku pracownika znaczenie ma także art. 100 Kodeksu pracy, który nakłada obowiązek dbania o dobro zakładu pracy i zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pisemna umowa wzmacnia dowody, ogranicza niejasności i może przewidywać karę umowną.

Jak napisać umowę o zachowaniu poufności krok po kroku?

Nie warto zaczynać od kopiowania przypadkowego wzoru. Najpierw trzeba ustalić, jakie informacje będą przekazywane i jakie ryzyko wiąże się z ich ujawnieniem. Dokument powinien obejmować co najmniej pięć elementów:

1. Oznacz strony umowy – wpisz pełne dane przedsiębiorcy, pracownika, współpracownika lub kontrahenta, a także numery identyfikacyjne i adresy. Przy spółce podaj jej pełną nazwę oraz sposób reprezentacji.
2. Zdefiniuj informacje poufne – wymień konkretne kategorie danych, na przykład bazę klientów, warunki handlowe, receptury, dokumentację techniczną, strategie sprzedażowe, budżety i procedury wewnętrzne. Ogólne sformułowanie o „wszelkich informacjach firmy” może być trudne do obrony.
3. Opisz obowiązki – określ, że druga strona nie może ujawniać, kopiować ani wykorzystywać informacji poza celem współpracy. Wskaż też, komu wolno je przekazywać, na przykład doradcom związanym tajemnicą zawodową, oraz co zrobić po zakończeniu współpracy, w tym kiedy zwrócić lub usunąć dokumenty.
4. Ustal czas ochrony – określ, czy poufność obowiązuje w trakcie współpracy i przez oznaczony czas po jej zakończeniu. Okres powinien odpowiadać wartości informacji. Inaczej można chronić dane sezonowe, a inaczej dokumentację technologiczną, która zachowuje znaczenie przez wiele lat.
5. Dodaj karę umowną – wskaż kwotę za naruszenie albo sposób jej ustalenia. Kara ułatwia dochodzenie roszczeń, ponieważ wierzyciel nie musi wykazywać wysokości szkody w takim zakresie jak przy odszkodowaniu na zasadach ogólnych. Kwota powinna być realna i proporcjonalna do ryzyka, a umowa może przewidywać także dochodzenie odszkodowania przewyższającego karę, jeśli strony tak postanowią.

W dokumencie warto dodać wyjątki. Informacją poufną nie będzie zwykle dane, które było publiczne przed ujawnieniem, stało się publiczne bez naruszenia umowy albo musi zostać ujawnione na żądanie sądu lub organu administracji. Jeżeli współpraca obejmuje dane osobowe, NDA nie zastępuje umowy powierzenia przetwarzania danych wymaganej w przypadkach określonych w art. 28 RODO.

NDA nie jest tym samym co zakaz konkurencji. Umowa poufności ogranicza ujawnianie i wykorzystywanie określonych informacji. Zakaz konkurencji dotyczy natomiast podejmowania określonej działalności lub pracy na rzecz konkurenta. Te dokumenty mogą funkcjonować równolegle, ale mają inny cel i powinny być redagowane oddzielnie.

Co jest informacją poufną, a co nią nie jest?

Najbezpieczniej zestawić chronione kategorie z informacjami, które pozostają jawne. Taki zapis pomaga uniknąć zarówno zbyt wąskiej, jak i nadmiernie szerokiej ochrony:

Na co uważać przy tworzeniu NDA?

Najczęstszy błąd polega na objęciu poufnością wszystkiego, bez wskazania, jakie informacje mają wartość gospodarczą. Taki zapis może utrudnić wykazanie, że konkretna wiadomość rzeczywiście była chroniona. Drugi problem to brak terminu obowiązywania. Umowa powinna jasno wskazywać, czy ochrona trwa po zakończeniu pracy, negocjacji lub współpracy.

Nie należy też wpisywać kary umownej oderwanej od realiów. Zbyt niska może nie chronić interesów firmy, a rażąco wygórowana może prowadzić do sporu o jej miarkowanie. Trzeba również opisać, czy kara przysługuje za każde naruszenie, każde ujawnienie czy określony rodzaj naruszenia.

Uwaga: NDA nie gwarantuje, że informacja nigdy nie wycieknie. Skuteczność dokumentu zależy także od faktycznych działań firmy, takich jak ograniczanie dostępu, oznaczanie dokumentów, nadawanie uprawnień i odbieranie dostępów po zakończeniu współpracy.

Co sprawdzić przed podpisaniem?

Przed podpisaniem dokumentu sprawdź trzy podstawowe kwestie:

• Strony są oznaczone pełnymi i aktualnymi danymi.
• Zakres informacji poufnych jest konkretny, a wyjątki zostały opisane.
• Czas ochrony i wysokość kary odpowiadają rzeczywistemu ryzyku.
• Umowa została podpisana w formie pozwalającej odtworzyć jej treść, najlepiej pisemnie albo elektronicznie z podpisem kwalifikowanym.

Przy prostym przekazaniu kilku kategorii informacji taki dokument można przygotować samodzielnie. Przy wdrożeniach technologicznych, due diligence, przetwarzaniu dużych zbiorów danych albo planowanym sporze warto zlecić analizę prawnikowi, ponieważ ogólny wzór może nie odpowiadać rzeczywistemu zakresowi ryzyka.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach wymagających oceny konkretnej umowy warto skonsultować się z radcą prawnym lub adwokatem.