Czy ZUS IMIR jest obowiązkowy? Wyjaśniamy zasady zgłaszania
Tak, ZUS IMIR jest obowiązkowy dla większości płatników składek. Roczną informację za poprzedni rok należy przekazać ubezpieczonemu do końca lutego roku następnego. W 2026 r. termin upływa 2 marca, ponieważ 28 lutego przypada w sobotę.
Kiedy ZUS IMIR trzeba przekazać?
Obowiązek wynika z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dotyczy płatników, którzy rozliczali za ubezpieczonych składki na ubezpieczenia społeczne, między innymi pracodawców i zleceniodawców.
Informacja roczna obejmuje dane wykazane w imiennych raportach miesięcznych za poprzedni rok. Płatnik przekazuje ją ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące, aby ten mógł sprawdzić, czy dane przesłane do ZUS są prawidłowe.
Ustawowy termin przypada 28 lutego roku następnego. Jeżeli ten dzień wypada w sobotę, niedzielę albo inny dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Dlatego za 2025 r. ZUS IMIR należy przekazać najpóźniej 2 marca 2026 r.
Kiedy płatnik nie musi przekazywać rocznej informacji?
Ustawa przewiduje sytuacje, w których płatnik nie sporządza ZUS IMIR automatycznie. Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia z udostępniania danych. W tych przypadkach ubezpieczony może zażądać informacji na piśmie.
| Sytuacja płatnika | Obowiązek ZUS IMIR |
|---|---|
| Płatnik przekazuje ubezpieczonemu informacje o składkach i świadczeniach co miesiąc | Brak obowiązku przekazania informacji rocznej, chyba że ubezpieczony złoży pisemny wniosek |
| Płatnik pobiera od ubezpieczonego wyłącznie składkę zdrowotną | Informację roczną przekazuje na pisemny wniosek ubezpieczonego |
| Płatnik rozlicza składki i nie przekazuje informacji co miesiąc | Musi przekazać roczny ZUS IMIR do końca lutego następnego roku |
| Płatnik składał w ciągu roku korekty dokumentów rozliczeniowych | Musi przekazać roczną informację, nawet jeśli wcześniej informował ubezpieczonego co miesiąc |
Comiesięczne zestawienie i roczny ZUS IMIR to dwa różne sposoby realizacji obowiązku informacyjnego. Płatnik, który regularnie przekazuje dane ubezpieczonemu, co do zasady nie musi przygotowywać podsumowania rocznego. Wyjątkiem są między innymi korekty dokumentów rozliczeniowych.
Płatnik, który dokonał w trakcie roku korekt raportów rozliczeniowych, powinien przekazać ZUS IMIR także wtedy, gdy wcześniej przekazywał ubezpieczonemu informacje co miesiąc.
Co zawiera ZUS IMIR?
Dokument przedstawia dane rozliczone za danego ubezpieczonego w poszczególnych miesiącach. Jego zadaniem jest umożliwienie porównania informacji przekazanych przez płatnika z faktycznym przebiegiem zatrudnienia i wypłat.
W rocznej informacji mogą znajdować się między innymi:
- zestawienie składek emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych i zdrowotnych,
- informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej,
- rodzaje oraz okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
- dane o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniu za czas niezdolności do pracy,
- informacje o obniżeniu podstawy wymiaru składek w związku z uczestnictwem w PPK.
Ubezpieczony może dzięki temu sprawdzić, czy płatnik prawidłowo wykazał okresy ubezpieczenia, wysokość składek oraz wypłacone świadczenia. W razie rozbieżności powinien zgłosić je płatnikowi, a niezwłocznie wyjaśnić także z ZUS, jeśli sprawa tego wymaga.
Co zrobić, gdy dane w ZUS IMIR są błędne?
Ubezpieczony ma trzy miesiące od otrzymania informacji na złożenie reklamacji do płatnika. Reklamacja powinna wskazywać, które dane są nieprawidłowe i czego dotyczy rozbieżność.
Postępowanie przebiega w następujących etapach:
- Złożenie reklamacji – ubezpieczony przekazuje ją płatnikowi w ciągu trzech miesięcy od otrzymania ZUS IMIR.
- Rozpatrzenie sprawy – płatnik ma miesiąc na uwzględnienie reklamacji albo wyjaśnienie, dlaczego jej nie uwzględnia.
- Wniosek do ZUS – jeżeli problem nie zostanie rozwiązany, ubezpieczony może zwrócić się do ZUS o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
- Wyjaśnienie dokumentów – ZUS analizuje przekazane dane i podejmuje działania właściwe dla ustalonego stanu sprawy.
Najważniejsza zasada jest prosta: roczny ZUS IMIR przekazuje się do końca lutego, chyba że płatnik korzysta z ustawowego wyjątku dotyczącego comiesięcznych informacji albo pobiera wyłącznie składkę zdrowotną. Na pisemny wniosek ubezpieczonego dokument trzeba jednak sporządzić także w tych szczególnych przypadkach.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach wymagających oceny indywidualnej sytuacji należy skonsultować się z doradcą lub właściwą jednostką ZUS.
