ZUS IWA – jak ustalić liczbę ubezpieczonych?

Liczbę ubezpieczonych do formularza ZUS IWA ustala się przez zsumowanie osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach, podzielenie sumy przez liczbę uwzględnianych miesięcy i zaokrąglenie wyniku do pełnej liczby. Końcówkę 0,5 lub wyższą zaokrągla się w górę, a niższą niż 0,5 – w dół.

Kto musi złożyć ZUS IWA?

ZUS IWA jest informacją potrzebną Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych do ustalenia indywidualnej stopy procentowej składki wypadkowej. Obowiązek jej złożenia powstaje dopiero wtedy, gdy płatnik spełnia wszystkie wymagane warunki:

• był zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia poprzedniego roku oraz co najmniej przez jeden dzień w styczniu następnego roku;
• zgłaszał w poprzednim roku do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób;
• 31 grudnia poprzedniego roku był wpisany do rejestru REGON.

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Sam fakt zatrudniania co najmniej 10 osób nie wystarczy, jeżeli płatnik nie był zgłoszony do ubezpieczenia wypadkowego przez wymagany okres albo nie figurował w REGON na wskazany dzień.

Jak obliczyć liczbę ubezpieczonych do ZUS IWA?

Podstawą jest średnia arytmetyczna liczby osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w kolejnych miesiącach. Nie bierze się więc pod uwagę wyłącznie stanu zatrudnienia z 31 grudnia ani liczby osób pracujących w dniu składania formularza.

Obliczenie wykonaj w trzech krokach:

1. Zsumuj osoby z każdego miesiąca – uwzględnij osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu choćby przez jeden dzień w danym miesiącu.
2. Podziel sumę przez liczbę miesięcy – przy pełnym roku dzielnikiem jest 12. Jeżeli przepisy pozwalają uwzględnić krótszy okres, dzielisz przez liczbę miesięcy, w których płatnik był zgłoszony jako płatnik składek wypadkowych.
3. Zaokrąglij wynik do jedności – wynik z końcówką 0,5 lub wyższą zaokrąglasz w górę, a wynik z końcówką niższą niż 0,5 w dół.

Przykładowe wyliczenie dla pełnych 12 miesięcy może wyglądać następująco:

W tym przykładzie średnia wynosi 12,5, dlatego w formularzu należy wykazać 13 ubezpieczonych. Jeżeli suma wynosiłaby na przykład 117, średnia wyniosłaby 9,75, a wynik po zaokrągleniu byłby równy 10.

Kogo wliczać, a kogo wyłączyć?

Liczy się faktyczne podleganie ubezpieczeniu wypadkowemu, a nie sama forma współpracy lub wysokość wypłaconego wynagrodzenia. W miesiącu daną osobę uwzględnia się tylko raz, nawet gdy podlega ubezpieczeniu z dwóch tytułów.

Do liczby ubezpieczonych co do zasady wlicza się:

• pracowników podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu;
• zleceniobiorców, jeżeli z tytułu umowy zlecenia podlegają temu ubezpieczeniu;
• właściciela prowadzącego działalność gospodarczą, jeżeli podlega ubezpieczeniu wypadkowemu i opłaca za siebie składkę;
• osoby współpracujące, jeżeli zostały zgłoszone do ubezpieczenia wypadkowego.

Nie uwzględnia się natomiast osób, które:

• podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu;
• przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym albo wychowawczym;
• przez cały miesiąc pobierały zasiłek macierzyński lub świadczenie w wysokości zasiłku macierzyńskiego;
• nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień, choć w dokumentach rozliczeniowych wykazano jeszcze składki lub świadczenia po ustaniu tytułu ubezpieczenia.

Pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim albo świadczeniu rehabilitacyjnym zwykle nadal należy uwzględnić, jeżeli pozostaje objęty ubezpieczeniem wypadkowym. Podobnie brak wypłaty wynagrodzenia w danym miesiącu nie oznacza automatycznie braku ubezpieczenia.

Co zrobić po wykryciu błędu?

Jeżeli po wysłaniu ZUS IWA zauważysz nieprawidłowość, należy przekazać korektę formularza. Co do zasady płatnik składa ją w ciągu 7 dni od stwierdzenia błędu. Korekta może być potrzebna także wtedy, gdy pomyłka dotyczy tylko liczby ubezpieczonych, ponieważ dane z formularza wpływają na ustalenie składki wypadkowej.

Najczęstsze błędy to pominięcie właściciela podlegającego ubezpieczeniu wypadkowemu, wliczenie osoby przebywającej cały miesiąc na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym oraz nieprawidłowe zaokrąglenie średniej.

Formularz składa się co do zasady do 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy informacja, w tej samej formie co pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe. Przy elektronicznej obsłudze dokumentów można wykorzystać PUE ZUS lub właściwe oprogramowanie do przekazywania deklaracji.

Artykuł ma charakter informacyjny. Przy nietypowym statusie ubezpieczeniowym osób lub wątpliwościach dotyczących obowiązku złożenia ZUS IWA warto sprawdzić aktualne wytyczne ZUS albo skonsultować rozliczenie ze specjalistą.