Jak złożyć formularz ZUS ZCNA? Instrukcja krok po kroku

Formularz ZUS ZCNA służy do zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Płatnik składek ma na przekazanie dokumentu 7 dni od dnia, w którym członek rodziny uzyskał prawo do ubezpieczenia. Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób muszą złożyć ZUS ZCNA elektronicznie.

Kto składa ZUS ZCNA i w jakim terminie?

Formularz składa płatnik składek, czyli na przykład pracodawca zgłaszający członka rodziny pracownika albo przedsiębiorca zgłaszający członka własnej rodziny. Pracownik powinien poinformować płatnika o potrzebie zgłoszenia w ciągu 7 dni od zatrudnienia lub od dnia, w którym członek rodziny uzyskał prawo do ubezpieczenia.

Następnie płatnik ma kolejne 7 dni na wypełnienie i przekazanie formularza do ZUS. Ten sam termin dotyczy zgłoszenia utraty uprawnień, gdy członek rodziny powinien zostać wyrejestrowany.

Jak dostarczyć formularz do ZUS?

Forma wysyłki zależy od liczby osób, za które płatnik rozlicza składki:

• Do 5 osób – dokument można złożyć elektronicznie albo papierowo.
• Więcej niż 5 osób – dokumenty trzeba przesyłać elektronicznie.
• Elektronicznie – przez ePłatnika na PUE ZUS albo program Płatnik.
• Papierowo – osobiście w placówce ZUS, przez urzędomat albo pocztą, jeśli płatnik może korzystać z tej formy.

Dokument elektroniczny trzeba podpisać profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przy składaniu papierowym formularz musi być wypełniony i podpisany. Osoba działająca w imieniu płatnika powinna mieć pełnomocnictwo.

Uwaga: płatnik rozliczający składki za więcej niż 5 osób nie może przekazać ZUS ZCNA w formie papierowej. Po wysłaniu elektronicznym warto odebrać potwierdzenie przyjęcia dokumentu.

Jak wypełnić formularz ZUS ZCNA krok po kroku?

Przed rozpoczęciem przygotuj dane płatnika, osoby ubezpieczonej oraz zgłaszanego członka rodziny. Na jednym formularzu można zgłosić maksymalnie dwie osoby. Przy większej liczbie członków rodziny trzeba użyć kolejnego druku.

Wypełniaj formularz w następującej kolejności:

1. Blok I – dane organizacyjne – pozostaw puste pola 01 i 02. Wypełnia je ZUS.
2. Blok II – dane identyfikacyjne płatnika składek – wpisz dane zgodne z dokumentem zgłoszeniowym płatnika, na przykład ZUS ZPA, ZUS ZFA albo CEIDG. Podaj NIP, REGON i nazwę skróconą. Jeśli płatnikiem jest osoba fizyczna, uzupełnij również PESEL, nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia. Gdy płatnik nie ma NIP-u, REGON-u ani PESEL-u, użyj pól dotyczących rodzaju oraz numeru dokumentu tożsamości.
3. Blok III – dane osoby ubezpieczonej – wpisz dane osoby, której członek rodziny zostaje zgłoszony. Zwykle jest to pracownik albo przedsiębiorca. Podaj PESEL, nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia. Jeśli osoba nie ma PESEL-u, uzupełnij dane dokumentu tożsamości.
4. Bloki IV i V – dane członków rodziny – w polu 01 wpisz „1”, jeśli zgłaszasz członka rodziny. W polu 02 podaj datę nabycia uprawnień. Następnie uzupełnij dane identyfikacyjne, kod pokrewieństwa, informację o wspólnym gospodarstwie domowym i kod niepełnosprawności.
5. Części dotyczące adresu – wpisz adres członka rodziny tylko wtedy, gdy różni się od adresu osoby ubezpieczonej. Przy adresie zagranicznym uzupełnij również symbol państwa.
6. Blok VI – oświadczenie płatnika składek – płatnik albo upoważniona osoba wpisuje datę i składa podpis. Pieczątka nie zastępuje podpisu.
7. Blok VII – oświadczenie osoby ubezpieczonej – osoba ubezpieczona potwierdza prawdziwość danych i podpisuje formularz. Przedsiębiorca będący jednocześnie płatnikiem i osobą ubezpieczoną podpisuje oba oświadczenia.
8. Blok VIII – adnotacje ZUS – pozostaw pusty. Jest przeznaczony dla pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Jaki kod pokrewieństwa wpisać?

Kod wpisuje się w polu 10 bloku IV albo V. Wybierz oznaczenie odpowiadające relacji między osobą ubezpieczoną a zgłaszanym członkiem rodziny:

W polu 11 zaznacz informację o wspólnym gospodarstwie domowym, jeśli zgłaszany członek rodziny mieszka i gospodaruje wspólnie z osobą ubezpieczoną.

Jaki kod niepełnosprawności wpisać?

Kod wpisuje się w polu 12. Jeśli członek rodziny nie ma orzeczenia albo nie przedstawił go płatnikowi, wpisz „0”. Pozostałe oznaczenia są następujące:

Jak poprawić dane albo wyrejestrować członka rodziny?

Do wyrejestrowania używa się tego samego formularza ZUS ZCNA. W polu 01 bloku IV albo V wpisz „2”, a w polu 02 podaj datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego.

Przy korekcie błędnych danych najpierw wyrejestruj dane z błędem, wpisując „2” i podając informacje w pierwotnym, błędnym brzmieniu. Następnie w kolejnym segmencie zgłoś poprawne dane, wpisując w polu 01 „1”. Formularz musi zostać podpisany przez płatnika i osobę ubezpieczoną.

Po utracie tytułu do ubezpieczenia przez osobę ubezpieczoną, na przykład po zmianie pracodawcy, zgłoszenie członka rodziny może wymagać ponowienia u nowego płatnika. Dlatego warto sprawdzić, czy dane w ZUS zostały zaktualizowane.

Najważniejsze przy składaniu ZUS ZCNA są trzy elementy: właściwy kod pokrewieństwa, data nabycia uprawnień oraz zachowanie terminu 7 dni. Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób powinni przekazać dokument wyłącznie elektronicznie przez PUE ZUS lub program Płatnik.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani wyjaśnień ZUS. W razie wątpliwości dotyczących statusu ubezpieczeniowego członka rodziny skontaktuj się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.