Jak wypełnić wniosek KRS-WK? Instrukcja krok po kroku

Formularz KRS-WK służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład organów stowarzyszenia lub fundacji, przede wszystkim zarządu i organu nadzoru, na przykład komisji rewizyjnej albo rady fundacji. Na jednym formularzu można wskazać najwyżej dwie osoby. Organizacja wpisywana wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, fundacji i innych organizacji społecznych może nadal złożyć papierowy formularz KRS-WK.

Zasady techniczne wypełniania KRS-WK

Przed rozpoczęciem pracy sprawdź aktualny wzór formularza i przeczytaj objaśnienia zapisane na nim kursywą. Wypełniaj wyłącznie jasne pola, zgodnie z danymi wynikającymi ze statutu i uchwały o wyborze władz.

Najważniejsze zasady formalne są następujące:

• Wpisuj dane po polsku, czytelnie, najlepiej wielkimi drukowanymi literami.
• Używaj czarnego tuszu albo czarnego wydruku.
• W polach wyboru zaznacz jedną właściwą odpowiedź znakiem „X”.
• Puste pola oraz pola, które nie dotyczą organizacji, przekreśl pojedynczą wyraźną linią.

Nieprawidłowo wypełniony papierowy wniosek może zostać zwrócony bez wezwania do uzupełnienia braków. Nie zostawiaj więc pustych rubryk z przekonaniem, że sąd sam uzna je za nieistotne.

Jak wypełnić KRS-WK krok po kroku?

Przygotuj pełną nazwę organizacji, numer KRS, jeśli podmiot jest już zarejestrowany, dane osób powołanych do organu oraz statut określający sposób reprezentacji.

1. Wskaż rodzaj zgłaszanego organu – zaznacz, czy formularz dotyczy organu uprawnionego do reprezentacji, czyli najczęściej zarządu, czy organu nadzoru, na przykład komisji rewizyjnej lub rady fundacji.
2. Wpisz dane podmiotu – podaj pełną nazwę stowarzyszenia albo fundacji dokładnie w brzmieniu ujawnionym w KRS. Jeżeli formularz przewiduje pole na numer KRS, wpisz go bez pomyłek. Sygnatury akt i pól przeznaczonych dla sądu nie wypełniaj.
3. Wprowadź dane pierwszej osoby – wpisz imię, nazwisko oraz numer PESEL, jeżeli formularz przewiduje takie pole. Dane przepisz z dokumentu źródłowego, bez skrótów i literówek.
4. Wpisz funkcję albo zaznacz jej brak – przy osobach z zarządu podaj funkcję, na przykład PREZES ZARZĄDU, WICEPREZES albo CZŁONEK ZARZĄDU, zgodnie z uchwałą i statutem. Przy członkach organu nadzoru należy stosować sposób wskazany w formularzu i statucie. Jeżeli formularz nie wymaga funkcji w tym organie, nie wpisuj jej na własną rękę.
5. Uzupełnij dane drugiej osoby – wykorzystaj drugi zestaw pól w tym samym formularzu. Jeżeli zgłaszasz tylko jedną osobę, niewykorzystane rubryki przekreśl.
6. Powtórz formularz przy większym składzie – KRS-WK obejmuje maksymalnie dwie osoby. Przy zarządzie lub organie nadzoru liczącym więcej osób dołącz kolejny formularz KRS-WK, wpisując na nim dane podmiotu i następne osoby.
7. Wpisz sposób reprezentacji – przepisz go ze statutu, a nie z własnej interpretacji. Przykładowo może on określać, że oświadczenia w imieniu organizacji składa dwóch członków zarządu działających łącznie. Treść powinna odpowiadać aktualnemu statutowi i uchwale.
8. Sprawdź zgodność dokumentów – nazwiska, funkcje, skład organu i sposób reprezentacji muszą być zgodne z uchwałą o wyborze władz oraz pozostałymi formularzami składanymi do Sądu Rejestrowego.

Jeżeli stowarzyszenie ma zarząd i komisję rewizyjną, zwykle dane tych organów wykazuje się w odrębnych formularzach KRS-WK. Nie łącz członków różnych organów w jednym zestawie pól tylko dlatego, że formularz ma wolne miejsce.

Załączniki i podpisy

Do wniosku dołącz dokumenty wymagane w konkretnej procedurze, w szczególności uchwałę lub protokół potwierdzający wybór organu, jeżeli wynika to z wymogów sądu i rodzaju zgłoszenia. Liczbę załączników wskaż w formularzu głównym, jeśli przewidziano na to miejsce.

Przed złożeniem sprawdź następujące elementy:

• Formularz KRS-WK pochodzi z aktualnego wzoru i dotyczy właściwego organu.
• Na jednym formularzu wpisano nie więcej niż dwie osoby.
• Uchwały, protokoły i inne wymagane załączniki są podpisane przez osoby uprawnione.
• Wniosek główny i formularze uzupełniające podpisały osoby uprawnione do reprezentacji organizacji.
• Dołączono potwierdzenie wniesienia wymaganej opłaty sądowej, jeżeli jest należna.

Co sprawdzić przed wysłaniem?

Wniosek papierowy składa się do właściwego Sądu Rejestrowego, co do zasady według siedziby organizacji, w biurze podawczym albo przesyłką pocztową. Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej mogą korzystać z formy papierowej, natomiast podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców obowiązują odrębne zasady wynikające z ustawy o KRS.

Ostateczna kontrola powinna obejmować:

• zgodność nazwy organizacji i numeru KRS z wpisem albo dokumentami rejestrowymi,
• poprawność imion, nazwisk, numerów PESEL i funkcji,
• przekreślenie wszystkich niewypełnionych pól,
• zgodność sposobu reprezentacji z aktualnym statutem,
• komplet podpisów, załączników i potwierdzenia opłaty.

Najczęstsze błędy to pozostawienie pustych rubryk, wpisanie więcej niż dwóch osób na jednym KRS-WK oraz brak podpisu osoby uprawnionej. Ich usunięcie przed wysłaniem jest prostsze niż ponowne składanie zwróconego wniosku.