Dane pracodawcy – co wpisać w dokumentach?
To, jakie dane pracodawcy wpisać, zależy od rodzaju dokumentu. W CV zwykle wystarczy nazwa firmy, natomiast wypowiedzenie umowy i formularz urzędowy wymagają dokładniejszych danych, takich jak pełna nazwa, adres siedziby, NIP lub REGON. W dokumentach kadrowych dane należy przepisać z umowy o pracę albo świadectwa pracy.
Jakie dane pracodawcy wpisać w konkretnym dokumencie?
Poniższe zestawienie pozwala szybko ustalić zakres informacji potrzebnych w najczęściej używanych dokumentach:
| Dokument | Nazwa firmy | Adres | NIP/REGON | Źródło danych |
|---|---|---|---|---|
| CV | Tak, zwykle nazwa pracodawcy przy opisie doświadczenia | Nie jest konieczny | Nie są wymagane | Własne dokumenty lub informacje o poprzednim miejscu pracy |
| Wypowiedzenie umowy o pracę | Tak, pełna nazwa albo imię i nazwisko pracodawcy | Tak, adres zgodny z umową | Zależnie od wzoru i potrzeb identyfikacyjnych | Umowa o pracę |
| Wniosek do PUP lub ZUS | Tak | Tak, najczęściej adres siedziby | Tak, jeśli formularz zawiera te pola | Świadectwo pracy, umowa o pracę, dane rejestrowe firmy |
W CV dane pracodawcy mają przede wszystkim opisać przebieg zatrudnienia. Nie trzeba wpisywać pełnego adresu firmy ani numerów rejestrowych. W formularzu urzędowym liczy się natomiast jednoznaczna identyfikacja podmiotu, dlatego należy uzupełnić wszystkie pola przewidziane przez dany formularz.
Jak wpisać dane pracodawcy w wypowiedzeniu umowy?
Wypowiedzenie powinno wskazywać strony umowy w sposób pozwalający bez wątpliwości ustalić, kto składa pismo i którego pracodawcy ono dotyczy. Dane firmy przepisz z umowy o pracę, a nie z pamięci ani z nieformalnej nazwy używanej w zakładzie.
Elementy pisma najlepiej ułożyć w następującej kolejności:
- Miejscowość i data – zwykle umieszcza się je w prawym górnym rogu.
- Dane pracownika – po lewej stronie, najczęściej imię, nazwisko i adres.
- Dane pracodawcy – po prawej stronie, poniżej daty, jako pełną nazwę firmy lub imię i nazwisko pracodawcy oraz adres.
- Tytuł pisma – na przykład „Wypowiedzenie umowy o pracę”.
- Treść wypowiedzenia – z oznaczeniem umowy, daty jej zawarcia i stron, których dotyczy.
- Podpis pracownika – na końcu dokumentu, po prawej stronie.
Jeżeli umowa zawiera numer dokumentu albo dokładne oznaczenie pracodawcy, użyj tych samych danych w wypowiedzeniu. Pomyłka w nazwie firmy lub adresie może utrudnić identyfikację pisma i wymagać jego poprawienia.
Adres pracodawcy powinien być zgodny z umową o pracę. Nie zastępuj pełnej nazwy skrótem, nazwą marki ani nazwą oddziału, jeśli stroną umowy jest inny podmiot.
Jakie dane pracodawcy podać w urzędzie pracy?
Podczas rejestracji w urzędzie pracy informacje o ostatnim pracodawcy przepisuje się przede wszystkim ze świadectwa pracy. Formularz może wymagać zarówno danych firmy, jak i informacji o samym zatrudnieniu.
Najczęściej trzeba przygotować:
- pełną nazwę pracodawcy,
- numer REGON,
- numer NIP, jeśli formularz go wymaga,
- adres siedziby albo adres pracodawcy wskazany w dokumentach,
- okres zatrudnienia, czyli datę rozpoczęcia i zakończenia pracy.
W systemie urzędu pracy mogą pojawić się także pola dotyczące podstawy zatrudnienia, wymiaru czasu pracy, stanowiska oraz sposobu rozwiązania umowy. Przy rejestracji po ustaniu stosunku pracy do formularza zwykle dołącza się świadectwo pracy. Jeśli prowadzona była działalność gospodarcza, dane działalności i okres jej prowadzenia uzupełnia się według dokumentów rejestrowych oraz zaświadczeń wymaganych przez urząd.
Skąd wziąć poprawne dane firmy?
Najpewniejszym źródłem jest umowa o pracę. W przypadku zakończonego zatrudnienia przydatne będzie także świadectwo pracy. Dane można porównać z pieczątką firmową, a w razie potrzeby sprawdzić w rejestrze przedsiębiorców.
Sprawdź przed wysłaniem dokumentu:
- czy pełna nazwa pracodawcy zgadza się z umową o pracę,
- czy adres firmy został przepisany bez błędów,
- czy numer NIP i REGON mają właściwą liczbę cyfr,
- czy okres zatrudnienia odpowiada świadectwu pracy.
W przypadku spółki dane można zweryfikować w Krajowym Rejestrze Sądowym, a przy jednoosobowej działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeżeli formularz urzędowy ma własne instrukcje, to one określają, czy trzeba podać adres siedziby, adres prowadzenia działalności czy dodatkowy numer identyfikacyjny.
Najprostsza zasada jest taka: im bardziej formalny dokument, tym pełniejsze i dokładniejsze muszą być dane pracodawcy. W CV wystarczy informacyjna nazwa firmy, w wypowiedzeniu potrzebne są dane zgodne z umową, a w formularzu urzędowym należy uzupełnić wszystkie wymagane pola identyfikacyjne.
