Ile czasu na wystawienie korekty faktury?
Nie ma ustawowego terminu, na przykład 30 dni, w którym trzeba wystawić fakturę korygującą. Dokument należy sporządzić niezwłocznie po stwierdzeniu błędu albo po wystąpieniu zdarzenia uzasadniającego korektę. Sam termin wystawienia dokumentu to jednak nie wszystko. Dla rozliczeń podatkowych najważniejsze jest ustalenie, czy korekta dotyczy błędu istniejącego już przy wystawianiu faktury pierwotnej, czy późniejszego zdarzenia gospodarczego.
Ile czasu na wystawienie faktury korygującej?
Przepisy nie wskazują jednego, sztywnego terminu na wystawienie faktury korygującej. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może dowolnie długo zwlekać. Korektę trzeba przygotować bez zbędnej zwłoki, gdy tylko zostanie wykryta pomyłka albo zostaną spełnione warunki zmiany rozliczenia, na przykład po uznaniu zwrotu towaru lub przyznaniu rabatu.
„Niezwłocznie” nie zawsze oznacza wystawienie dokumentu tego samego dnia. Oznacza działanie w najbliższym realnym terminie, z uwzględnieniem obiegu dokumentów i konieczności potwierdzenia przyczyny korekty. Czekanie do końca roku podatkowego nie znajduje uzasadnienia i może utrudnić prawidłowe rozliczenie VAT oraz podatku dochodowego.
Kiedy rozliczyć korektę w podatkach?
W podatku dochodowym moment ujęcia korekty zależy przede wszystkim od jej przyczyny. Trzeba odpowiedzieć na jedno pytanie: czy przyczyna korekty istniała już w chwili wystawienia faktury pierwotnej?
| Typ korekty | Przyczyna | Moment rozliczenia |
|---|---|---|
| Korekta wsteczna | Błąd w pierwotnym dokumencie, na przykład pomyłka w cenie, ilości, stawce VAT lub wartości netto | W okresie, w którym ujęto fakturę pierwotną. Może to oznaczać konieczność korekty wcześniejszego zeznania lub deklaracji |
| Korekta na bieżąco | Nowe zdarzenie po prawidłowym wystawieniu faktury, na przykład późniejszy rabat, zwrot towaru lub uznanie reklamacji | W okresie wystawienia faktury korygującej albo innego dokumentu potwierdzającego przyczynę korekty |
Błąd pierwotny prowadzi co do zasady do korekty wstecznej. Jeżeli faktura od początku nie odzwierciedlała rzeczywistej transakcji, poprawia się rozliczenie za okres, którego dotyczył pierwotny dokument. Dotyczy to między innymi nieprawidłowej ceny, ilości towaru, stawki podatku, kwoty netto albo podwójnego wystawienia faktury.
Późniejsze zdarzenie gospodarcze rozlicza się na bieżąco. Jeżeli faktura pierwotna była prawidłowa w momencie sprzedaży, a dopiero później strony uzgodniły rabat, doszło do zwrotu towaru albo uznano reklamację, korekta odnosi się do okresu, w którym wystąpiła ta nowa okoliczność i wystawiono dokument.
Co mówią przepisy i orzecznictwo?
Przez pewien czas ustawy o podatku dochodowym nie wskazywały wprost, kiedy ujmować korektę przychodu. Problem rozstrzygano na podstawie interpretacji i orzeczeń sądów administracyjnych. W starszych orzeczeniach NSA pojawiał się pogląd, że każdą korektę należy odnosić do okresu powstania pierwotnego przychodu.
Późniejsze orzecznictwo NSA przyjęło rozróżnienie oparte na przyczynie korekty. Jeżeli faktura była błędna od początku, korekta powinna działać wstecz. Jeżeli natomiast dokument prawidłowo opisywał transakcję, a zmiana wynikała z późniejszego zdarzenia, właściwe jest ujęcie bieżące.
Takie podejście zostało wyraźnie odzwierciedlone w przepisach dotyczących podatku dochodowego, stosowanych po zmianach obowiązujących od 2016 r. PDOPrU przewiduje, że korekta niepowodowana błędem rachunkowym ani inną oczywistą omyłką jest ujmowana w okresie wystawienia faktury korygującej. W praktyce przyczyna korekty decyduje więc o tym, czy trzeba wrócić do wcześniejszego okresu, czy rozliczyć dokument w bieżących księgach.
Nie należy jednak utożsamiać rozliczenia CIT lub PIT z rozliczeniem VAT. Dla VAT znaczenie mają odrębne zasady, w tym rodzaj korekty, moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz wymagane dokumenty lub dowody. Dlatego jedna faktura korygująca może wymagać innego ujęcia w ewidencji VAT i innego w podatku dochodowym.
Kiedy wystawić korektę i co powinna zawierać?
Fakturę korygującą wystawia się wtedy, gdy trzeba zmienić dane lub wartości wykazane na fakturze pierwotnej. Do typowych przyczyn należą:
- Udzielenie rabatu, bonifikaty, opustu albo skonta po wystawieniu faktury.
- Zwrot całości lub części towaru albo zwrot nabywcy otrzymanej kwoty.
- Pomyłka w cenie, ilości, wartości netto lub kwocie podatku.
- Zastosowanie niewłaściwej stawki VAT albo innej pozycji wymagającej poprawienia.
Dokument powinien pozwalać jednoznacznie ustalić, czego dotyczy zmiana i dlaczego została wprowadzona. Na fakturze korygującej należy ująć w szczególności:
- Oznaczenie dokumentu – na przykład „faktura korygująca”.
- Numer i datę wystawienia korekty.
- Dane faktury pierwotnej oraz dane sprzedawcy i nabywcy.
- Przyczynę korekty i wartości po zmianie.
Przyczyna korekty jest obowiązkowym elementem dokumentu. Samo wskazanie, że faktura została „poprawiona”, może być zbyt ogólne. Lepiej opisać konkretnie, czy chodzi o zwrot towaru, rabat posprzedażowy, błędną cenę, pomyłkę w ilości czy inną okoliczność.
Co grozi za opóźnione lub błędne rozliczenie?
Opóźnienie w wystawieniu korekty może spowodować, że księgi i ewidencje nie będą przedstawiały aktualnego przebiegu transakcji. Jeżeli korekta dotyczy błędu pierwotnego, jej późne ujawnienie może wymagać poprawienia wcześniejszych deklaracji VAT, zeznania CIT lub PIT oraz zapisów księgowych.
Podczas kontroli organ podatkowy może badać nie tylko samą fakturę korygującą, ale też dokumenty potwierdzające przyczynę zmiany, takie jak korespondencja dotycząca rabatu, protokół zwrotu lub uznanie reklamacji. Dlatego korektę najlepiej wystawić od razu po ustaleniu przyczyny i przechowywać ją razem z fakturą pierwotną oraz dowodami dotyczącymi transakcji.
