Jak wyrejestrować pracownika z ZUS przez PUE?

Wyrejestrowanie pracownika z ZUS wykonasz na PUE ZUS w module ePłatnik, korzystając z formularza ZUS ZWUA. Dokument trzeba przekazać do ZUS co do zasady w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń. W formularzu wpisuje się jako datę wyrejestrowania dzień następujący po ostatnim dniu zatrudnienia.

Co przygotować przed logowaniem?

Do sporządzenia i wysłania dokumentu potrzebujesz aktywnego dostępu do profilu płatnika na PUE ZUS oraz danych zgodnych z dokumentacją pracowniczą. Przygotuj:

• Dostęp do ePłatnika – aplikacja musi być aktywna na profilu PUE ZUS.
• Podpis elektroniczny – certyfikat kwalifikowany albo Profil Zaufany.
• Dane pracownika – między innymi numer PESEL, dane identyfikacyjne i kod tytułu ubezpieczenia użyty przy zgłoszeniu.
• Informacje o zakończeniu zatrudnienia – datę rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, tryb zakończenia stosunku pracy i właściwą przyczynę wyrejestrowania.

Jeżeli na profilu nie widzisz ePłatnika, przejdź do zakładki „Płatnik”, wybierz z menu „Panel Płatnika” i kliknij „Aktywuj ePłatnika”.

Jak wyrejestrować pracownika z ZUS przez PUE?

Formularz ZUS ZWUA utworzysz w ePłatniku. Ścieżka może nieznacznie różnić się w zależności od wersji interfejsu, ale podstawowe czynności wyglądają następująco:

1. Zaloguj się na swój profil na PUE ZUS.
2. Przejdź do zakładki „Płatnik”, a następnie otwórz moduł „ePłatnik”.
3. W menu po lewej stronie wybierz „Kreatory” i kliknij „Obsługa ubezpieczonego”. Możesz też wybrać „Dodaj dokument”.
4. Wskaż pracownika, którego chcesz wyrejestrować, i wybierz dokument ZUS ZWUA – Wyrejestrowanie z ubezpieczeń.
5. W bloku I zaznacz opcję dotyczącą wyrejestrowania z ubezpieczeń. Opcja korekty służy tylko do poprawiania wcześniej przekazanego dokumentu.
6. Uzupełnij dane płatnika w bloku II oraz dane pracownika w bloku III. Powinny odpowiadać informacjom zapisanym na koncie płatnika i ubezpieczonego w ZUS.
7. W bloku IV wpisz kod tytułu ubezpieczenia, datę wyrejestrowania i kod przyczyny wyrejestrowania.
8. Jeżeli pracownik był zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub stosunku służbowego, uzupełnij także blok V dotyczący zakończenia zatrudnienia.
9. Uruchom weryfikację dokumentu i popraw ewentualne błędy wskazane przez system.
10. Podpisz dokument Profilem Zaufanym albo certyfikatem kwalifikowanym, a następnie wyślij go do ZUS.

Po wysyłce sprawdź status dokumentu w ePłatniku i zachowaj urzędowe poświadczenie odbioru.

Jak wpisać datę i kod w ZUS ZWUA?

Najczęstszy błąd polega na wpisaniu ostatniego dnia pracy jako daty wyrejestrowania. Jeżeli umowa trwała do 31 maja, pracownik podlegał ubezpieczeniom jeszcze tego dnia. W formularzu ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania wpisuje się więc 1 czerwca. Od ustania tytułu do ubezpieczeń liczy się także termin na przekazanie dokumentu, który standardowo wynosi 7 dni.

W bloku IV należy użyć kodu tytułu ubezpieczenia wskazanego przy wcześniejszym zgłoszeniu pracownika. Kod przyczyny wybierz zgodnie z rzeczywistą przyczyną wyrejestrowania:

Przy zwykłym zakończeniu umowy o pracę najczęściej stosuje się kod 100. W takiej sytuacji blok V służy do podania szczegółów rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Należy wpisać datę zakończenia zatrudnienia, właściwy kod trybu, podstawę prawną oraz informację o tym, kto zainicjował rozwiązanie. Przykładowo kod 22R oznacza rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron.

Nie myl daty rozwiązania umowy z datą wyrejestrowania. Pierwsza to ostatni dzień trwania stosunku pracy, a druga przypada na dzień następny. Pomyłka może wymagać złożenia korekty dokumentu i uporządkowania powiązanych rozliczeń.

Co zrobić po wysłaniu ZUS ZWUA?

Po przekazaniu dokumentu sprawdź, czy sprawa została przyjęta, i domknij czynności powiązane:

• Pobierz i zachowaj UPO potwierdzające wysłanie dokumentu do ZUS.
• Sprawdź, czy pracownik zgłosił członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.
• Jeżeli członkowie rodziny utracili podstawę ubezpieczenia, przekaż za nich formularz ZUS ZCNA.
• Zweryfikuj, czy dane w ZWUA są zgodne z dokumentacją kadrową i wcześniejszym zgłoszeniem do ZUS.

W zwykłej sytuacji najważniejsze są trzy elementy: formularz ZUS ZWUA, poprawna data przypadająca na dzień po zakończeniu zatrudnienia oraz wysyłka w terminie 7 dni. Wyjątkiem są między innymi pracownicy będący członkami służby zagranicznej, dla których przepisy przewidują termin 30 dni.

Artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W przypadku nietypowego zakończenia zatrudnienia lub konieczności korekty wcześniejszych dokumentów sprawdź aktualne wytyczne ZUS albo skonsultuj sprawę ze specjalistą ds. kadr i płac.