Jakie dokumenty od pracownika należy pobrać przy zatrudnieniu?
Przy zatrudnieniu pracodawca może żądać tylko dokumentów i danych przewidzianych w przepisach. Najczęściej potrzebne są: kwestionariusz osobowy, dokumenty potwierdzające wykształcenie i przebieg zatrudnienia, orzeczenie lekarskie, oświadczenia podatkowe oraz dane niezbędne do zgłoszenia do ZUS. Oryginały świadectw i dyplomów służą do wglądu, a w dokumentacji przechowuje się ich kopie lub odpisy.
Jakie dokumenty można pobrać od pracownika?
Zakres danych określa art. 221 Kodeksu pracy. Pracodawca może pozyskać między innymi imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli są potrzebne do pracy na danym stanowisku.
Nie oznacza to prawa do żądania dowolnych dokumentów. Akt urodzenia, aktu małżeństwa czy innych dokumentów dotyczących życia prywatnego nie należy pobierać bez wyraźnej podstawy prawnej. Dodatkowe dokumenty mogą być potrzebne tylko wtedy, gdy wynika to ze specyfiki stanowiska albo przepisów szczególnych.
Dokumenty obowiązkowe i zależne od sytuacji
Poniższe zestawienie pokazuje dokumenty, które najczęściej pojawiają się przy zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę:
| Dokument | Cel i podstawa | Obowiązkowy |
|---|---|---|
| Kwestionariusz osobowy pracownika | Przekazanie danych wymaganych przez przepisy prawa pracy, w tym informacji o wykształceniu i zatrudnieniu | Tak, w zakresie wymaganych danych |
| Świadectwa pracy, dyplomy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje | Ustalenie stażu pracy, uprawnień lub kwalifikacji potrzebnych na stanowisku | W zależności od sytuacji |
| Skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych | Potwierdzenie braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Skierowanie wystawia pracodawca | Tak, gdy wymagają tego przepisy |
| Oświadczenie o rachunku bankowym | Umożliwia przekazywanie wynagrodzenia na wskazany rachunek | Nie, jeśli pracownik wybiera inną dopuszczalną formę wypłaty |
| PIT-2 | Oświadczenia potrzebne płatnikowi przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek | Nie |
| Oświadczenia o niepełnosprawności, emeryturze lub rencie | Uwzględnienie uprawnień i zasad rozliczeń, jeżeli dana sytuacja dotyczy pracownika | Nie, tylko gdy pracownik chce lub przepisy wymagają informacji |
| Dokumenty dotyczące pracy cudzoziemca lub uprawnień branżowych | Potwierdzenie legalności pracy albo spełnienia wymogów szczególnych | Tak, jeżeli dotyczą danego zatrudnienia |
Pracodawca zakłada dla pracownika akta osobowe. Dokumenty związane z rekrutacją trafiają co do zasady do części A, a dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia do części B. Nie cała dokumentacja pracownicza znajduje się jednak w aktach osobowych. Przykładowo dokumenty rozliczeniowe, ewidencję czasu pracy i dokumenty ubezpieczeniowe prowadzi się w odpowiednich zbiorach poza teczką osobową.
Jakie formalności podatkowe i ubezpieczeniowe trzeba wykonać?
Część dokumentów pracownik składa dobrowolnie, aby pracodawca mógł prawidłowo naliczać wynagrodzenie i podatek. Inne dane są potrzebne do wykonania obowiązków płatnika. Przed rozpoczęciem rozliczeń zbierz przede wszystkim:
- Formularz PIT-2 – jeżeli pracownik chce złożyć oświadczenia wpływające na pobór miesięcznych zaliczek na podatek.
- Dane do zgłoszenia ubezpieczeniowego – potrzebne do przygotowania formularza dla ZUS.
- Informację o rachunku bankowym – jeżeli wynagrodzenie ma być wypłacane przelewem.
- Oświadczenie o niepełnosprawności, emeryturze lub rencie – wyłącznie wtedy, gdy pracownik chce przekazać taką informację i ma ona znaczenie dla rozliczeń lub uprawnień.
- Dokumenty dotyczące członków rodziny – jeżeli pracownik chce zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.
Pracodawca zgłasza pracownika do ZUS na formularzu ZUS ZUA, gdy osoba podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, albo na ZUS ZZA, gdy podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.
Jak przechowywać dokumenty pracownika?
Oryginały świadectw pracy, dyplomów i innych dokumentów przedłożonych przez pracownika powinny służyć do wglądu. Pracodawca może sporządzić kopię lub odpis i poświadczyć jego zgodność z przedstawionym dokumentem. To właśnie kopia trafia do papierowych akt osobowych.
Nie należy zatrzymywać oryginałów w teczce pracownika. Wyjątkiem są dokumenty sporządzone przez pracodawcę, takie jak umowa o pracę czy skierowanie na badania. Orzeczenie lekarskie z badań wstępnych przechowuje się w części A akt osobowych, a dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, między innymi szkolenia BHP, w części B.
Dokumentację trzeba ograniczyć do informacji potrzebnych i dopuszczonych przez przepisy. Sam fakt, że pracownik może dostarczyć określony dokument, nie oznacza jeszcze, że pracodawca ma prawo go żądać.
Checklista przy zatrudnieniu pracownika
Formalności można uporządkować według trzech etapów:
- Przed podpisaniem umowy – zbierz wymagane dane, zweryfikuj kwalifikacje, obejrzyj świadectwa lub dyplomy i wystaw skierowanie na badania wstępne.
- W dniu zatrudnienia – podpisz umowę, odbierz wymagane oświadczenia, przekaż informację o warunkach zatrudnienia oraz przeprowadź szkolenie wstępne BHP, jeśli jest wymagane.
- Po rozpoczęciu pracy – zgłoś pracownika do ZUS na ZUS ZUA albo ZUS ZZA w terminie 7 dni i uporządkuj dokumenty w aktach osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej.
