Od kiedy PPK dla małych firm? Zasady i terminy przystąpienia

PPK dla małych firm obowiązuje od 1 stycznia 2021 r. Termin zawarcia umowy o zarządzanie minął 23 kwietnia 2021 r., a umowy o prowadzenie – 10 maja 2021 r. Nowa firma, która zatrudnia co najmniej jedną osobę, powinna stosować przepisy o PPK od pierwszego dnia działalności. Wyjątek dotyczy mikroprzedsiębiorcy, ale tylko wtedy, gdy wszystkie osoby zatrudnione złożą pisemne deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat.

Czy mała firma musi mieć PPK?

Tak. Pracownicze Plany Kapitałowe są systemem powszechnym. Od 1 stycznia 2021 r. obowiązek wynikający z ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych objął zasadniczo każdy podmiot zatrudniający przynajmniej jedną osobę, niezależnie od liczby pracowników.

Określenie „mała firma” nie oznacza więc automatycznego zwolnienia. Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia osoby objęte ustawą o PPK, musi wybrać instytucję finansową i zawrzeć wymagane umowy. W przypadku podmiotów powstałych po 1 stycznia 2021 r. obowiązek powstaje od pierwszego dnia działalności, a terminy zawarcia umów wynikają z zasad dotyczących nowych podmiotów zatrudniających.

Kiedy mikroprzedsiębiorca może nie wdrażać PPK?

Jedynym najważniejszym zwolnieniem dotyczącym małej firmy jest status mikroprzedsiębiorcy połączony z rezygnacją wszystkich osób zatrudnionych. Mikroprzedsiębiorca to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat spełniał łącznie warunki dotyczące średniorocznego zatrudnienia oraz obrotu albo sumy aktywów bilansu. Chodzi o mniej niż 10 pracowników oraz obrót netto lub sumę aktywów nieprzekraczające równowartości 2 mln euro.

Samo spełnienie kryteriów wielkości firmy nie wystarcza. Każda osoba zatrudniona, która podlega przepisom o PPK, musi złożyć pisemną deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat. Zwolnienie ma charakter warunkowy, dlatego przedsiębiorca powinien monitorować zmiany w zatrudnieniu i deklaracje pracowników.

Zwolnienie wygasa między innymi wtedy, gdy nowo zatrudniona osoba nie złoży rezygnacji albo gdy osoba wcześniej rezygnująca zmieni zdanie i złoży wniosek o dokonywanie wpłat. Nie można nakłaniać pracowników do rezygnacji tylko po to, aby firma uniknęła wdrożenia programu.

Jak wdrożyć PPK w małej firmie?

Jeżeli przedsiębiorca nie korzysta ze zwolnienia albo zwolnienie przestało obowiązywać, powinien wykonać podstawowe czynności w następującej kolejności:

1. Wybór instytucji finansowej – pracodawca dokonuje go w porozumieniu z zakładową organizacją związkową albo reprezentacją osób zatrudnionych, mając na względzie ich najlepiej rozumiany interes.
2. Umowa o zarządzanie PPK – zawiera ją podmiot zatrudniający z wybraną instytucją finansową.
3. Umowa o prowadzenie PPK – firma zawiera ją w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które podlegają zapisowi do programu i nie złożyły rezygnacji.

Po zawarciu umów pracodawca nalicza, pobiera i przekazuje wpłaty do instytucji finansowej oraz prowadzi dokumentację. Udział pracownika jest dobrowolny, ale obowiązek organizacyjny i informacyjny spoczywa na podmiocie zatrudniającym.

Co grozi za brak PPK?

Brak wdrożenia programu nie jest obojętny prawnie. Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o PPK, a pracodawca może odpowiadać za niedopełnienie obowiązków.

Najważniejsze sankcje obejmują:

• grzywnę do 1,5% funduszu wynagrodzeń za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w wymaganym terminie,
• grzywnę od 1000 zł do 1 mln zł za niezawarcie umowy o prowadzenie PPK,
• grzywnę od 1000 zł do 1 mln zł za niedokonywanie wpłat lub nieprowadzenie wymaganej dokumentacji,
• grzywnę od 1000 zł do 1 mln zł za nakłanianie osób zatrudnionych do rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

W praktyce mała firma powinna najpierw sprawdzić, czy rzeczywiście ma status mikroprzedsiębiorcy, a następnie zweryfikować, czy wszyscy pracownicy złożyli pisemne rezygnacje. Jeżeli choć jeden z tych warunków nie jest spełniony, obowiązek wdrożenia PPK pozostaje aktualny.