Co wpisać w zakres obowiązków w umowie o pracę?

Zakres obowiązków nie musi być wpisany bezpośrednio do umowy o pracę. Najczęściej lepiej sporządzić go jako odrębny, pisemny dokument. Powinien uszczegóławiać rodzaj pracy określony w umowie, wskazywać konkretne zadania i pozostawać w jego granicach.

Czy zakres obowiązków musi być w umowie o pracę?

Nie. Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa o pracę określa między innymi rodzaj pracy. Może być on wskazany przez nazwę stanowiska, funkcję albo opis podstawowych zadań. Szczegółowy zakres czynności nie należy jednak do obligatoryjnych elementów każdej umowy.

Zakres obowiązków jest doprecyzowaniem rodzaju pracy. Pokazuje, jakie czynności pracownik wykonuje na konkretnym stanowisku, komu podlega i za jakie obszary odpowiada. Pracodawca ma obowiązek zaznajomić osobę podejmującą pracę z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy oraz podstawowymi uprawnieniami, ale przepisy co do zasady nie wymagają, aby zrobił to w formie pisemnego załącznika do umowy.

W praktyce odrębny dokument jest bezpieczniejszy. Jeżeli szczegółowy wykaz zadań zostanie wpisany do umowy, każda jego istotna zmiana może wymagać zmiany samej umowy. Zakres czynności sporządzony osobno można aktualizować, o ile nowe zadania nadal mieszczą się w uzgodnionym rodzaju pracy.

Forma ustna czy pisemna – co wybrać?

Informację o obowiązkach można przekazać ustnie, szczególnie gdy praca jest prosta, a nazwa stanowiska jasno wskazuje podstawowe zadania. Forma pisemna jest jednak korzystniejsza przy stanowiskach złożonych, samodzielnych lub obejmujących wiele odpowiedzialności. Dokument pozwala ustalić, jakie zadania powierzono pracownikowi i jakie oczekiwania zostały mu przedstawione.

Podstawę takiej dokumentacji stanowi między innymi art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy oraz przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pisemny zakres obowiązków powinien zostać przekazany pracownikowi i najlepiej opatrzony datą oraz potwierdzeniem zapoznania się z treścią.

Co wpisać w zakres obowiązków?

Dokument powinien być dopasowany do stanowiska, struktury organizacyjnej i rzeczywiście wykonywanej pracy. Ogólny zapis nie daje pracodawcy pełnej ochrony, a pracownikowi nie wyjaśnia, czego się od niego oczekuje. Warto uwzględnić w nim:

• Nazwę stanowiska – zgodną z umową o pracę i strukturą organizacyjną firmy.
• Cel stanowiska – krótkie wyjaśnienie, za jaki obszar lub rezultat odpowiada pracownik.
• Podstawowe zadania – osobno można wskazać czynności codzienne, okresowe i wykonywane w określonych sytuacjach.
• Podległość służbową – informację, komu pracownik raportuje i kto może wydawać mu polecenia.
• Zastępstwa i współpracę – wskazanie, kogo pracownik zastępuje oraz z jakimi stanowiskami współdziała.
• Uprawnienia – na przykład dostęp do dokumentów, systemów lub możliwość podejmowania decyzji w określonym zakresie.
• Wymagane kwalifikacje – jeżeli są potrzebne do wykonywania zadań na danym stanowisku.
• Obowiązki wspólne – przestrzeganie przepisów BHP i przeciwpożarowych, regulaminu pracy, zasad ochrony mienia oraz poufności.

Można również dodać zapis o wykonywaniu innych poleceń przełożonego, ale powinien on mieć wyraźne ograniczenie. Bezpieczniejsze brzmienie to na przykład: „wykonywanie innych poleceń dotyczących pracy określonej w umowie o pracę”. Taka klauzula nie daje prawa do powierzania dowolnych zadań. Polecenie musi dotyczyć pracy uzgodnionego rodzaju, być zgodne z prawem i umową o pracę.

Jak zarządzać zmianami w zakresie obowiązków?

Nie każda zmiana wymaga aneksu. Pracodawca może doprecyzować zadania, zmienić ich kolejność albo powierzyć dodatkową czynność, jeżeli nadal chodzi o ten sam rodzaj pracy. Zmianę należy jednak jasno zakomunikować pracownikowi, a przy bardziej złożonych stanowiskach najlepiej zaktualizować dokument na piśmie.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy nowe obowiązki trwale i istotnie zmieniają charakter pracy. Wtedy samo przekazanie nowego zakresu czynności może być niewystarczające. Do dyspozycji stron pozostają:

1. Rozmowa wyjaśniająca, podczas której należy ustalić, czy nowe zadania są stałe, okresowe czy jednorazowe.
2. Analiza zgodności nowych czynności z rodzajem pracy i stanowiskiem zapisanym w umowie.
3. Porozumienie zmieniające, jeżeli pracodawca i pracownik zgadzają się na zmianę warunków.
4. Wypowiedzenie zmieniające, jeżeli pracodawca chce jednostronnie zaproponować nowe warunki, a nie ma zgody pracownika.

W szczególnych przypadkach pracodawca może czasowo powierzyć inną pracę na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Musi to wynikać z uzasadnionych potrzeb pracodawcy, nie może powodować obniżenia wynagrodzenia, powinno odpowiadać kwalifikacjom pracownika i nie może trwać dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym.

Ryzyko prawne pojawia się wtedy, gdy pracodawca wykorzystuje ogólny zakres obowiązków do trwałego powierzania zadań zupełnie innych niż uzgodniony rodzaj pracy. Pracownik nie ma obowiązku wykonywać polecenia sprzecznego z umową lub przepisami prawa. Przykładowo stałe wymaganie od specjalisty IT realizacji celów sprzedażowych może wykraczać poza jego rodzaj pracy, jeżeli nie wynikało z wcześniejszych ustaleń. Każdy przypadek wymaga oceny treści umowy, stanowiska, faktycznie wykonywanych zadań i okoliczności polecenia.

Przy sporze dotyczących nowych zadań warto najpierw:

• poprosić o pisemne doprecyzowanie polecenia,
• porównać je z umową i zakresem czynności,
• ustalić, czy chodzi o zadanie jednorazowe, czasowe czy stałą zmianę,
• zachować korespondencję i dokumenty potwierdzające dotychczasowe ustalenia.

Sam zakres obowiązków nie jest tylko formalnością kadrową. Dobrze przygotowany dokument porządkuje pracę, ułatwia wdrożenie nowej osoby i pozwala oceniać wykonywanie zadań według jasno przekazanych kryteriów. Najbezpieczniej określić w umowie rodzaj pracy, a szczegółowe obowiązki opisać w odrębnym, aktualizowanym dokumencie.