Inne warunki zatrudnienia w umowie o pracę – co wpisać?

W sekcji „inne warunki zatrudnienia” wpisuje się dodatkowe, indywidualnie uzgodnione zasady pracy, które nie wynikają wprost z podstawowych elementów umowy o pracę. Mogą to być między innymi benefity, zasady korzystania ze sprzętu firmowego, finansowanie szkoleń albo używanie samochodu służbowego. Takie postanowienia nie mogą ograniczać praw gwarantowanych przez Kodeks pracy.

Czym są inne warunki zatrudnienia?

Umowa o pracę musi określać między innymi rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Są to podstawowe warunki pracy i płacy wynikające z art. 29 Kodeksu pracy. Sekcja dotycząca innych warunków służy natomiast do opisania dodatkowych ustaleń między pracodawcą a pracownikiem.

Nie jest to miejsce na przepisywanie całego Kodeksu pracy ani na zastępowanie obowiązkowej Informacji o warunkach zatrudnienia. Zapis powinien dotyczyć konkretnego świadczenia, uprawnienia lub obowiązku i jasno wskazywać, kiedy oraz na jakich zasadach można z niego korzystać.

Umowa o pracę a informacja o warunkach zatrudnienia

Te dokumenty pełnią różne funkcje. Umowa określa indywidualnie uzgodnione warunki zatrudnienia, a informacja przekazywana na podstawie art. 29 Kodeksu pracy przedstawia zasady wynikające z przepisów, regulaminów i organizacji pracy u danego pracodawcy. Pracodawca przekazuje ją co do zasady w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy.

Nie zawsze trzeba powtarzać w umowie informacje, które pracownik otrzyma w osobnym dokumencie. Jeżeli jednak dodatkowe świadczenie ma być stałym elementem uzgodnionych warunków, najlepiej opisać je w umowie albo wskazać konkretny regulamin lub załącznik, który je reguluje.

Co można wpisać w inne warunki zatrudnienia?

Treść zależy od rodzaju pracy i ustaleń stron. Najczęściej stosuje się zapisy dotyczące następujących świadczeń i zasad:

• Sprzęt służbowy – pracodawca powierza pracownikowi laptop, telefon lub inne urządzenia oraz określa zasady ich użytkowania, zwrotu i odpowiedzialności za powierzone mienie.
• Samochód firmowy – umowa może wskazywać, czy auto służy wyłącznie do celów służbowych, czy także prywatnych, a także kto ponosi koszty paliwa, serwisowania i opłat.
• Świadczenia pozapłacowe – można opisać prywatną opiekę medyczną, kartę sportową, ubezpieczenie grupowe albo dofinansowanie posiłków.
• Szkolenia i rozwój zawodowy – zapis może określać finansowanie wskazanych kursów, budżet szkoleniowy lub zasady udziału w szkoleniach organizowanych przez pracodawcę.
• Preferencyjne zakupy – pracownik może otrzymać prawo do nabywania produktów lub korzystania z usług pracodawcy na ustalonych, niższych zasadach.
• Poufność i zakaz konkurencji – takie postanowienia mogą być zawarte w umowie albo osobnym dokumencie, ale muszą odpowiadać przepisom prawa. Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia wymaga odrębnego uregulowania i co do zasady odszkodowania dla pracownika.

Przykładowy zapis powinien być konkretny, na przykład: „Pracownik otrzymuje do dyspozycji telefon służbowy. Może korzystać z niego do celów prywatnych w zakresie określonym w regulaminie użytkowania urządzeń mobilnych”. Samo sformułowanie „pracownikowi przysługują benefity zgodnie z polityką firmy” może być zbyt ogólne, jeżeli nie wiadomo, jakie świadczenia obejmuje i na jakich zasadach są przyznawane.

Jakich zapisów nie wolno dodawać?

Swoboda stron w prawie pracy jest ograniczona. Inne warunki zatrudnienia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy, innych ustaw ani postanowienia układów zbiorowych lub regulaminów. Nieważny będzie zapis, który na przykład pozbawia pracownika ustawowego prawa do urlopu, pozwala na pracę ponad dopuszczalne normy bez rekompensaty albo ustala wynagrodzenie poniżej minimalnego.

Dodatkowa klauzula może rozszerzać uprawnienia pracownika, ale nie może pomniejszać ochrony wynikającej z prawa pracy.

Nie należy też wpisywać do tej sekcji postanowień, które mają jedynie ukryć obowiązek pracodawcy. Informacja o okresie wypowiedzenia, odpoczynku, urlopie czy zasadach pracy w godzinach nadliczbowych nie staje się „innym warunkiem” tylko dlatego, że zostanie umieszczona pod takim nagłówkiem. W razie wątpliwości zapis może zostać zakwestionowany między innymi podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak formalnie wprowadzić dodatkowe warunki?

Przy ustalaniu dodatkowych świadczeń najlepiej przejść przez kilka kroków:

1. Ustal, czy dana kwestia jest stałym warunkiem zatrudnienia, czy świadczeniem przyznawanym według zmiennych zasad.
2. Opisz świadczenie, zakres uprawnienia, termin jego przyznania oraz ewentualne warunki korzystania.
3. Wskaż, czy szczegółowe zasady znajdują się w regulaminie, załączniku lub odrębnej umowie.
4. Przed podpisaniem sprawdź zgodność zapisu z Kodeksem pracy i pozostałymi przepisami.
5. Jeżeli warunek ma zostać zmieniony w trakcie zatrudnienia, podpisz porozumienie zmieniające, czyli aneks do umowy.

Aneks jest szczególnie potrzebny wtedy, gdy zmiana dotyczy uzgodnionego wynagrodzenia, stałego benefitu, miejsca pracy albo innych elementów umowy. Przy świadczeniach zależnych od wewnętrznej polityki firmy można odwołać się do regulaminu, ale pracownik powinien mieć do niego dostęp i znać zasady jego stosowania.

Co sprawdzić przed podpisaniem?

Przed podpisaniem umowy sprawdź trzy kwestie:

• Czy zapis jasno określa świadczenie, jego zakres i warunki korzystania?
• Czy dodatkowe postanowienie nie jest sprzeczne z Kodeksem pracy lub innymi przepisami?
• Czy wiadomo, czy zmiana danego warunku będzie wymagała aneksu, czy wystarczy zmiana regulaminu?

Najbezpieczniejsza umowa rozdziela podstawowe warunki zatrudnienia, obowiązkową informację ustawową i dobrowolne świadczenia. Dzięki temu obie strony mogą łatwiej ustalić, jakie uprawnienia są gwarantowane przepisami, a jakie wynikają z indywidualnych uzgodnień.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku skomplikowanych postanowień, w szczególności dotyczących zakazu konkurencji, poufności lub zmiany warunków zatrudnienia, warto skonsultować treść dokumentu z prawnikiem prawa pracy.