Jak złożyć formularz UPL-1 online? Instrukcja krok po kroku

Formularz UPL-1 złożysz online w e-Urzędzie Skarbowym. Potrzebujesz metody uwierzytelnienia, na przykład Profilu Zaufanego, e-dowodu albo bankowości elektronicznej. Złożenie pełnomocnictwa jest bezpłatne i pozwala księgowemu podpisywać oraz wysyłać e-deklaracje w Twoim imieniu.

Jak złożyć UPL-1 online krok po kroku?

Przed rozpoczęciem przygotuj dane podatnika oraz osoby, którą chcesz ustanowić pełnomocnikiem. Formularz powinien złożyć podatnik albo osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego przez serwis podatki.gov.pl. Wybierz Profil Zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczną lub inną dostępną metodę uwierzytelnienia.
2. Otwórz sekcję „Pełnomocnictwa” w panelu e-Urzędu Skarbowego.
3. Wybierz opcję złożenia pełnomocnictwa, a następnie znajdź formularz UPL-1.
4. Wskaż mocodawcę, czyli podatnika, płatnika lub inkasenta udzielającego pełnomocnictwa. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej podajesz dane przedsiębiorcy, w tym właściwy NIP lub PESEL.
5. Wpisz dane pełnomocnika – najczęściej księgowego, pracownika działu księgowości albo pracownika biura rachunkowego. Sprawdź identyfikator podatkowy, imię i nazwisko oraz adres.
6. Ustaw okres obowiązywania pełnomocnictwa. Podaj datę początkową i, jeśli chcesz ograniczyć ważność UPL-1, datę końcową. Pozostawienie pola „do” pustego oznacza pełnomocnictwo bezterminowe, obowiązujące do odwołania.
7. Sprawdź podsumowanie. Zwróć szczególną uwagę na NIP lub PESEL, dane pełnomocnika, daty oraz właściwy organ podatkowy.
8. Podpisz i wyślij formularz zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi przez system. Po wysyłce pobierz UPO, czyli urzędowe potwierdzenie odbioru.

Nie zostawiaj wysłania UPL-1 na dzień składania deklaracji. Urząd musi wprowadzić pełnomocnictwo do rejestru. W praktyce może to potrwać od kilku godzin do kilku dni, dlatego złóż formularz z wyprzedzeniem.

Jakie dane przygotować przed wypełnieniem UPL-1?

Sprawne wypełnienie formularza wymaga przygotowania informacji dotyczących mocodawcy, pełnomocnika i okresu obowiązywania upoważnienia:

• Dane identyfikacyjne mocodawcy – NIP lub PESEL, imię i nazwisko albo nazwa podmiotu oraz adres.
• Dane pełnomocnika – imię i nazwisko, NIP lub PESEL oraz adres.
• Okres obowiązywania pełnomocnictwa – data początkowa i opcjonalna data końcowa.
• Dane osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu, jeśli UPL-1 składa spółka lub inna jednostka wymagająca reprezentacji zbiorowej.

W formularzu odpowiadają za to przede wszystkim część B dotycząca mocodawcy, część C dotycząca pełnomocnika i część D dotycząca okresu obowiązywania. Część E służy wskazaniu osób reprezentujących podmiot. W przypadku spółki trzeba zastosować zasady reprezentacji wynikające z właściwych dokumentów, na przykład KRS albo umowy spółki.

Do czego uprawnia UPL-1?

UPL-1 jest pełnomocnictwem do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie. Dzięki niemu wskazana osoba może wysyłać w imieniu podatnika e-deklaracje, zeznania, informacje i inne dokumenty podatkowe objęte tym zakresem.

Nie jest to pełnomocnictwo ogólne. UPL-1 nie daje księgowemu prawa do reprezentowania podatnika podczas kontroli podatkowej, składania wyjaśnień ani prowadzenia innych spraw przed organem podatkowym. Do szerszej reprezentacji służy między innymi pełnomocnictwo ogólne PPO-1, a w określonej sprawie pełnomocnictwo szczególne PPS-1.

Jeśli chcesz odwołać pełnomocnika, złóż formularz OPL-1 w tym samym urzędzie i tym samym kanale, w którym złożono UPL-1.

Co sprawdzić po wysłaniu formularza?

Po prawidłowej wysyłce zachowaj UPO. Potwierdza ono, że dokument został doręczony elektronicznie. Samo otrzymanie UPO nie musi jednak oznaczać, że pełnomocnictwo zostało już wprowadzone do rejestru i jest gotowe do użycia przy wysyłce deklaracji.

Status sprawdzisz po ponownym zalogowaniu do e-Urzędu Skarbowego w sekcji „Pełnomocnictwa”. Jeżeli po kilku dniach roboczych pełnomocnictwo nadal nie jest widoczne albo pojawił się błąd danych, skontaktuj się z właściwym urzędem skarbowym.

Najważniejsze jest zachowanie zgodności danych i złożenie UPL-1 przed terminem pierwszej deklaracji wysyłanej przez pełnomocnika. Bez zarejestrowanego upoważnienia księgowy nie będzie mógł skutecznie podpisać dokumentu w imieniu podatnika.